Тайм-менеджмент или управление временем — что это такое, рекомендации экспертов, как все успевать. Будьте постоянными в установлении временных рамок. Четвёртое Правило Тайм Менеджмента

В условиях стремительного развития общества и ежедневного получения большого объема информации человеку нужно все больше времени, чтобы использовать предоставленные ресурсы в полном объеме. Ускорение темпов жизни приводит к тому, что люди должны либо чем-то жертвовать во благо главных целей, либо построить деятельность наиболее рациональным и эффективным образом, сокращая временные издержки. В этом им может помочь тайм-менеджмент как своеобразное направление или технология управления временем, позволяющая использовать этот ценнейший ресурс в правильном русле.

Хаотичность в построении деятельности, беспорядок в графике выполнения операций и отсутствие продуманного плана мероприятий приводят к тому, что человек не успевает совершать все необходимые дела. Вследствие этого возникает напряженность, нервозность, бесполезная трата сил и времени, что негативно отражается на результатах жизнедеятельности людей.

Тайм-менеджмент направлен на то, чтобы упорядочить ваши действия и операции, а также построить график их выполнения для достижения поставленных целей в максимально полном объеме и с минимальными затратами времени.

История возникновения тайм-менеджмента

Еще в давние времена люди пытались построить режим своей деятельности таким образом, чтобы в короткое время совершить необходимые мероприятия и при этом достичь максимального эффекта. Однако управлению временем не уделялось должного внимания, поскольку в этом не было особой необходимости.

Интересный факт: Римский философ Сенека впервые задумался о том, что рациональное использование времени способно повысить производительность труда человека. Понятие тайм-менеджмент в историческом смысле изначально относился к философскому течению, а затем уже стал отдельным направлением для изучения, имеющим не только теоретическую основу, но и практическую базу знаний.

С развитием научно-технического прогресса и ускорением темпов жизни в обществе появляется новое направление мысли — тайм-менеджмент — как наука об управлении временем . Становление этого понятия относится ко второй половине XX в. (70-80 гг.), когда этим вопросом стали всерьез заниматься как ученые мирового сообщества, так и наши соотечественники.

В XXI веке теория и практика тайм-менеджмента широко используется разными категориями и группами людей. К ним относятся и сотрудники предприятий, и фрилансеры, и домохозяйки, и люди, занимающиеся свободным творчеством, то есть практически каждому человеку следует подробно изучить правила и методы тайм-менеджмента для повышения производительности на работе и дома.

Цель и задачи тайм-менеджмента

Главная цель тайм-менеджмента, основанная на сущности данного понятия, представляет собой управление временем и достижение максимально положительного результата. В соответствии с поставленной целью тайм-менеджмент решает следующие задачи:

1. расстановка операций и действий в порядке приоритетности для человека;
2. ранжирование целей по степени важности;
3. распределение обязанностей и ответственности между членами группы или коллектива;
4. построение графика выполнения операций как наиболее эффективного способа планирования времени (см. ?);
5. построение наиболее рациональной модели поведения при использовании временного ресурса;
6. повышение производительности труда, и, как следствие, его эффективности и результативности;
7. поиск скрытых резервов времени, которые можно использовать более эффективно.

Перечисленные задачи представляют собой укрупненные направления деятельности, а потому каждый блок может быть разделен на множество более мелких подзадач. Какими именно они будут — решать каждому человеку в индивидуальном порядке. Главное — все они должны подчиняться основной цели.

Благодаря решению данных задач каждый человек может научиться грамотно управлять своим временем, используя его максимально эффективно. Такая деятельности позволяет научиться самоконтролю и анализу, самостоятельному изучению различных методик и практик, организации личного времени для труда и отдыха.

Как и любая другая область знаний, тайм-менеджмент базируется на определенных принципах, разработанных специалистами и принятых за основу использования. Необходимо выделить следующие принципы управления временем:

1. Планирование

Эффективное управление временем возможно только в том случае, если оно будет четко разделено на определенные периоды для выполнения каких-либо действий. При этом для удобства можно использовать различные способы планирования — записывать в блокноте или органайзере, в специальных приложениях на телефоне или компьютере. Наглядное планирование позволяет давать зрительную оценку составленному графику, что помогает более детально проанализировать его на предмет эффективности.

Важно: Некоторые люди хотя и составляют план на день, однако не записывают его, а удерживают все пункты в голове. Этот способ планирования малоэффективен, поскольку, в конечном счете, можно упустить какие-либо моменты или перепутать пункты плана местами, что может выразиться в нерациональном использовании временного ресурса.

1. Определение сложности выполнения задач

При составлении плана необходимо ориентироваться на то, что некоторые задачи и операции являются более сложными, требующими максимальной концентрации внимания или большого объема времени. Именно их следует выполнять в первую очередь и желательно в первой половине дня, поскольку в этот период человек имеет больше сил, он сконцентрирован и его производительность намного выше.

После выполнения сложных задач можно уже заниматься более простыми операциями, которые могут быть выполнены в полуавтоматическом привычном режиме. Если же построить график в противоположном виде, то есть сначала делать легкие дела, а затем сложные, то с большой долей вероятности человек не сможет выполнить тяжелую работу, поскольку у него просто не останется сил;

1. Разделение сложных процессов на простые

Если при планировании появляются особо сложные пункты, требующие затратить большой объем ресурсов, грамотнее всего разделить их на более мелкие. В этом случае казалось бы неразрешимая цель будет выполнена, когда будет достигнуто выполнение совокупности простых подцелей;

1. Поиск скрытых резервов времени

Зачастую люди не замечают того, что некоторые отрезки времени можно было бы использовать более продуктивно, а вместо этого они тратят их на бесполезные дела. Бич современного общества — социальные сети и Интернет, в котором так много информации (полезной и не очень), что порой человек не замечает, как может провести за компьютером или телефоном несколько часов подряд.

Это время вполне можно было бы использовать с большей результативностью. Необходимо определить для себя те операции, которые являются малоэффективными и ненужными, и начать сокращать потраченное на них время. Вместо них можно придумать для себя занятия, которые бы действительно давали какой-то положительный результат.

Кроме того, можно эффективно совмещать два занятия, если они не мешают друг другу. К примеру, если человек ожидает своей очереди, он одновременно может почитать познавательную научную статью по своей профессии или начать составлять план на следующий день;

1. Мотивация

Замотивированный человек осуществляет деятельность с гораздо большей производительностью. Внутренняя мотивация — это некий рычаг или катализатор, благодаря которому проявляется более высокая степень усидчивости, концентрации внимания, нацеленности на получение конечного результата (см. ).

Мотивация может быть выражена в конкретном виде, и наиболее часто — это финансовый результат, то есть получение денежных средств за проделанную работу. Чтобы замотивировать себя, можно придумать, на какие блага будут потрачены денежные средства.

Кроме того, мотивация может быть и чисто эмоциональной, когда человек получает психологическое или физическое удовлетворение от результата своей деятельности (см. ).

Эффективный тайм-менеджмент предполагает следование определенным правилам поведения, которые заключаются в следующем:

• используйте различные средства и методики планирования своего времени;
• сохраняйте чистоту на рабочем месте, чтобы не тратить время на поиски документов;
• не изучайте информацию, которая не нужна при выполнении конкретной задачи;
• не тратьте время на бесполезное просматривание социальных сетей;
• не выполняйте несколько дел одновременно, концентрируйтесь на одном;
• учитесь отказывать людям, если они просят выполнить не нужную вам работу (см. );
• определите периоды, в которые у вас наиболее высокая умственная и физическая активность — выполняйте сложную работу именно в это время;
• находите время для отдыха и научитесь расслабляться полностью, а не урывками.

Правила тайм-менеджмента направлены на то, чтобы в общем виде определить тактику организации рабочего процесса. Их применение необходимо для того, чтобы эффективно повысить производительность человека и сформулировать линию его поведения при осуществлении рабочего процесса.

Методы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент — это руководство к действию, нацеленное на управление временем, и в нем содержатся конкретные методы осуществления данного мероприятия. Среди них наиболее часто используются такие способы:

• Метод создания графика работы на основе биоритмов — «сова» или «жаворонок» . Он предполагает, что каждый человек относится к одному из двух типов биоритмов, активность которых проявляется в разное время суток. Формировать план и график работы нужно таким образом, чтобы выполнение самых сложных и трудоемких задач приходилось на период повышенной активности организма.

Интересный факт: Леонардо да Винчи не использовал традиционную практику сна и бодрствования. Вместо этого он работал по четыре часа подряд с последующими перерывами по 15 минут на сон. В процессе сна организм набирался сил и мозговая активность усиливалась.

• Метод первого шага основывается на том, что начинать трудное дело всегда непросто, но для этого нужно всего лишь сделать первый шаг. Дальнейшее продвижение будет более легким, поскольку человеку всегда сложно именно начинать. Чтобы первый шаг был успешным, следует создать конкретный шаблон, по которому можно будет осуществлять аналогичные операции;
• Метод ограничения , помогающий принимать решения в случае неопределенности. Если человек не знает, какое решение ему принять в конкретной ситуации, он ставит себе определенное ограничение — к примеру, за 10 минут выбрать из двух вариантов или при непринятии решения сделать именно это действие;
• Метод записывания в комплексном виде предполагает, что все записи необходимо делать в одном блокноте или органайзере, а не на множестве разрозненных листочков. Так всегда будет проще найти нужную информацию, и она никогда не потеряется, будучи скрепленной со всеми необходимыми сведениями;
• Метод графического записывания предполагает, что иногда информацию проще и удобнее отобразить с помощью схемы или графика. Так она будет более понятна и легка для запоминания, и времени на фиксирование будет потрачено гораздо меньше.

Недостатки тайм-менеджмента

Планирование по тайм-менеджменту всегда дает ощутимые результаты, но вместе с тем оно имеет и ряд недостатков. К ним следует отнести такие моменты как:

1. Возникающие форс-мажорные обстоятельства могут нарушить составленный график. Но, если задачи запланированы, их нужно все равно решать, и тогда начинается новый поиск свободного времени. Нарушение составленного графика может повлечь за собой нервозность и раздражительность, и, как следствие, ухудшение самочувствия человека;
2. Высвобождение свободного времени предполагает использование его для выполнения новых задач, в связи с чем человек сознательно перегружает себя работой. В ситуации увеличения объема операций и повышения производительности может наблюдаться рост усталости, способной перейти в хроническую степень;
3. Четкий график — это хорошо, но может возникнуть ощущение, что каждый день наступает «день сурка». Человеку каждый день нужно совершить много различных дел, после которого все начнется сначала.

ТОП-5 книг по тайм-менеджменту

1. Работай меньше, успевай больше — К. Глисон
2. Экстремальный тайм-менеджмент — Н. Мрочковский, А. Толкачев
3. Искусство успевать — А. Лакейн
4. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать — Г. Архангельский
5. Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль — Дэн С. Кеннеди

«Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организовано работаем, бестолково работаем».

Физиолог Н.Е. Введенский

Тайм – менеджмен т – техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле. С помощью тайм - менеджмента человек может сам осознанно контролировать время, которое он тратит на разные виды деятельности, увеличивая при этом эффективность и продуктивность своей работы или отдыха. Планирование, распределение, расстановка приоритетов, постановка целей помогает человеку справиться с сумасшедшим ритмом современной жизни. Тайм - менеджмент помогает человеку успевать делать все без стрессов и избежать хронической усталости.

Первоначально методики тайм – менеджмента использовались лишь при ведении бизнеса, организации трудовой деятельности. Но сейчас методы управления временем также применяются и в личной жизни человека, чтобы успевать справляться с бытовыми вопросами, правильно организовывать свой досуг, отдых.

История возникновения тайм - менеджмента

Еще в 20-е годы Научная организация труда говорила о том, что эффективность использования времени зависит от личной эффективности самого человека. Появилась Лига «Время», которая публиковала статьи в газетах под названием «Борьба за время». В 70-е годы обрел популярность метод хронометража, который разработала биолог Любищев. Этот метод является инструментов выработки эффективного мышления человека, что способствует рациональному управлению личным временем и повышением личной эффективности.

В 2007 в Москве при финансово-промышленном институте открылась первая кафедра тайм - менеджмента. Сегодня это направление стало очень востребованным и популярным. Есть масса тренингов, семинаров по планированию и рациональному распределению времени.

Тайм-менеджер это человек, который учитывает психологические особенности людей, условия труда и предлагает более эффективные графики работы. Он способен раскрыть в человеке все его скрытые резервы и подсказать, каким путем повысить свою эффективность.

Процесс общения тайм – менеджера с клиентом похож на психологическую консультацию, в которой он выслушивает человека, дает подсказки и советы, как распределить время, сколько времени уделять отдыху, как расставить приоритеты. Как спланировать день так, чтобы все успевать без стрессов.

Тайм – менеджеры проводят не только индивидуальные консультации. Часто их приглашают компании в качестве экспертов, чтобы они помогли наладить процесс труда. В первую очередь научить руководителя правильно распределять свое рабочее время и грамотно распределять обязанности в коллективе. Они изучают деятельность компании, необходимое количество времени на решение определенных задач. После сбора информации и анализа, тайм-менеджер вносит коррективы в распорядок дня фирмы.

• Анализ затрат времени на выполнение определенных задач.
• Постановка, формулирование и определение цели.
• Составление плана для достижения цели, а также расстановка приоритетов.
• Реализация цели. Подсказка, какие шаги нужно сделать в соответствии с планом.
• Составление списков дел, которые необходимо сделать.
• Фиксация времени с помощью хронометража.

Какими преимуществами обладает человек, обучившийся правильно планировать свое время?

«Время, затраченное впустую, есть существование; время, употребленное с пользой, есть жизнь»

Э.Юнг

• Достигает поставленных целей.
• Достигает своих целей намного быстрее, чем остальные.
• Способен достичь успеха в любой сфере деятельности.
• Имеет больше времени на отдых, общение с близкими и друзьями.
• Может выполнять намного больше дел за определенный промежуток времени.
• Может увеличить свои доходы и отойти от дел, правильно распределив обязанности между сотрудниками.
• Может избавиться от хронической усталости, не подвержен стрессам.
• Всегда имеет четкий план действий.
• Обладает чувством внутренней свободы и самостоятельно контролирует свою жизнь.

Виды тайм - менеджмента

Сейчас существует много разнообразных подходов к проблеме управления временем. Специалисты выделяют три основных типа:

• Персональный (личный) тайм – менеджмент . Он связан с личностным саморазвитием человека, умением правильно и плодотворно организовать свой день.
• Профессиональный тайм – менеджмент помогает человеку эффективно выполнять свою работу, правильно организовывать свое рабочее время или разумно распределять обязанности в коллективе.
• Социальный тайм - менеджмент регулирует межличностные взаимоотношения или управление временем нескольких людей. Например, корпоративный.

Основные понятия тайм - менеджмента

Концепция управления временем- это способ понимания и восприятия времени. Концепция тайм – менеджмента помогает определить причину и цель, почему человеку необходимо научиться управлять своим временем. Осознать ценность этого процесса, а также понять основные принципы управления временем.

Методы управления временем – определенная последовательность действий, которая поможет решить конкретную задачу.

Система управления временем – комплекс концепций и методов, которые позволят вас максимально быстро и эффективно достичь своей цели.

Неправильная организация работы или неграмотная организация деятельности руководством приводит к тому, что сотрудники компаний чувствуют постоянный дефицит времени. Это сказывается на эффективности работы и успешности предприятия в целом.

Недостаток времени наблюдается в тех случаях, если:

• Нет расписания работы на день.
• Если помощник руководителя не в курсе его распорядка дня.
• Телефонные звонки и посетители часто отвлекают от основной деятельности.
• Если управляющий не умеет распределять обязанности.
• Если работа выполняется в постоянной спешке, что приводит к быстрой утомляемости.
• Если работники не соответствуют своим должностям.
• Если сотрудники неадекватно оценивают свои возможности, скорость работы.
• Если нет мотивации у сотрудников (например, слишком низкая зарплата).

Чтобы улучшить эффективность работы предприятия, необходимо научить сотрудников составлять план работы на день. При составлении плана, нужно 60% времени отвести основным задачам, 20% непредвиденным и 20% спонтанным делам. Главное, приучить коллектив составлять планы на день систематически и регулярно.

Эффективность тайм – менеджмента в управлении зависит от того, насколько сотрудники будут обучены планированию, расставлению приоритетов, контролю времени на выполнение заданий, а также правильной очередности выполнения заданий.

Для решения этих задач можно пригласить эксперта по тайм – менеджменту или обучить менеджера вашего предприятия, который будет сам выдавать сотрудникам задания и контролировать эффективность их работы. Менеджер должен выдавать как основные, так и несколько запасных заданий. В конце дня сотрудник представляет отчет о проделанной работе.

Управление личным временем в тайм – менеджменте

Что касается управления личным временем, то есть основные правила тайм – менеджмента, применяемые в личной жизни:

1. Никогда не брать работу на дом.
2. Организовать быт так, чтобы он занимал минимум времени.
3. Планировать свободное время заранее. Сюда должно входить эмоциональное наслаждение (поход в кино, театр, концерт, музей). А также физическое (занятия спортом, танцами и т.п.).
4. Для отдыха использовать не только выходные, а хотя бы один день среди недели. К примеру, покататься на велосипеде после работы или пойти с друзьями в сауну.
5. Во время отпуска ограничить звонки, почту, интернет, чтобы отдохнуть по-настоящему.

1.Основное правило тайм - менеджмента – правильная постановка цели.

Если вы научитесь четко определять свои цели, а также определять, какие задачи являются второстепенными, то вы сэкономите массу времени.

Если вы тратите свое время на что-то, значит, в этот момент вы считаете, что оно очень важное. Но так ли это? Задайте себе вопрос, результат этого действия поможет вам приблизиться к вашей цели? Что такое цель? Цель – стремление человека к чему-то, когда весь процесс направлен на конечный результат.

При постановке цели необходимо для начала определиться с главными ценностями.

Осознать свои возможности, мотивацию. Проанализировать проблемы, потребности и сложности, которые могут возникнуть на пути к цели. Представить четко свою цель в мельчайших деталях, ее конечный результат. Распланировать свои действия, заняться поиском ресурсов и приступить к реализации.

Есть разные методы постановки целей. Но все методы имеют общий алгоритм постановки целей:

1. Цель должна быть максимально конкретной с понятным конечным результатом.
2. Необходимость достижения цели должна быть обоснованной. Зачем это нужно и что я из этого получу?
3. Цель должна быть реальной и понятен механизм ее достижения.
4. Необходимо четко определить границы времени, за которые цель должна быть достигнута.

2.Второе основное правило тайм – менеджмента – приоритизация.

Уметь расставлять приоритеты – это очень важно. Есть дела, которые имеют меньшую значимость в достижении цели, а есть те, которые играют главную роль.

3.Третье основное правило тайм – менеджмента – это планирование.

После постановки цели следующим этапом будет планирование. Планирование – неотъемлемая часть тайм – менеджмента. Оно состоит из таких основных этапов:

1. Составление плана тайм – менеджмента.
2. Этап составления проекта, при котором можно маневрировать, продумать разные варианты достижения цели.
3. Этап выявления необходимых ресурсов.
4. Этап определения лиц, которые вам смогут помочь на пути к цели.
5. Этап фиксации результатов планирования в виде бизнес – проекта, карты.

Когда человек начинает заниматься планированием, активизируется мышление, включается творческий потенциал. При составлении плана, ваша цель становится более конкретной, вы начинаете понимать, чего вы хотите на самом деле и как этого достичь. Это своего рода практическое руководство к действию.

До тех пор, пока человек не составит план реализации того, чего хочет, он находится в постоянном раздумывании на эту тему. Но не мысли, а действия приближают вас к цели. Когда составлен подробный план, в котором учтены разные способы достижения цели, это дает возможность маневрировать. Не получается одними средствами и способами, можно попробовать другие. Планирование развивает в человеке гибкость и готовность к любым ситуациям.

Составление плана дает вам высокий шанс успеха. Наличие плана придает уверенности в себе, своих возможностях. Все успешные люди и предприниматели занимаются планированием.

Основные методики планирования. Краткое описание

1. АВС планирование базируется на том, что необходимо сначала нужно выполнять наиболее значимые дела (под буквой А), а затем В и С.

Дела категории А – самые важные. Они составляют 15% всех дел и приносят 65 % результатов. В – важные дела, которые составляют 20%всех дел и приносят 20% результатов. Категория С – это дела наименьшей важности, они составляют 65% и дают результат – 15%.

2. Правило Парето или принцип «80 на 20». Этот принцип применим к любой ежедневной деятельности. 80% дел, которые вы делаете за день, дают вам 20%нужного результата. А 20% планируемых важных дел приближают вас к результату на 80%.

Например: 20% людей владеют 80%капитала, 80% людей владеют 20% капитала. 20% клиентов дают прибыль в 80%, а 80% клиентов дают прибыль в 20%.

3. Хронометраж – этот метод заключается в том, что вам нужно поминутно записывать все свои действия и сколько времени вы на них потратили. Это поможет вам понять, куда и на что уходит ваше время и как скорректировать ваш график.

4. Составления списка задач – это самый простой метод планирования, который позволяет планировать и время, и дела.

Как составить правильно список дел и следовать ему?

1. Для начала понаблюдайте за собой. Сколько вам нужно времени на выполнение разных заданий.
2. Напишите список дел с вечера.
3. Записывайте конкретные пункты. Например: зайти в магазин. К этому пункту приложите список покупок.
4. Планируйте весь свой день, не только работу.
5. Начинайте свой день с выполнения нетрудных задач. Чтобы сразу поставить галочки и взбодриться на весь день мыслью о том, что следовать списку дел не так уж и сложно.. Например, сделать зарядку и приготовить завтрак.
6. Список дел должен быть всегда на виду.
7. Не пишите в список больше 7 приоритетных дел, чтобы потом не нервничать, что вы что-то не успели .

• Испробуйте все методики планирования и подберите наиболее подходящий.
• Ведите записи.
• Не пытайтесь успеть все. Сначала сделайте наиболее важные и приоритетные дела.
• Планируйте каждый свой день. А также составляйте дополнительно план на неделю.
• Всегда носите с собой ручку и блокнот.
• Заведите Дневник успеха, он будет вас мотивировать и напоминать, что вы на верном пути.
• Научитесь говорить «Нет». Это поможет избежать общения с ненужными людьми, занятий ненужными делами.
• Прежде чем что-либо делать, обдумайте, насколько это срочно, важно и как это действие приблизит вас к цели.
• Проанализируйте свои привычки, действия, которые отбирают попусту ваше время. По хронометражу легко отследить те действия, от которых вам нужно избавиться.
• Не выполняйте чужие дела. Не будьте инструментом для достижения чужих целей. Сконцентрируйтесь на своей цели.
• Выделяйте время на самосовершенствование.
• Не останавливайтесь на достигнутом. Добившись одной цели, ставьте следующую.

1. Стивен Кови в книге «7 навыков высокоэффективных людей» рассматривает тайм – менеджмент, как элемент самосовершенствования. Вот его советы:

• Делайте то, что должны сделать сначала. Не откладывайте важные дела на потом.
• Ваша цель должна быть приоритетной и важной. Двигайтесь к ней.
• Все действия выполняйте на основе приоритетов.
• Не тратьте много сил на достижение незначительной цели. Затрачиваемые ресурсы и конечный результат должны быть соизмеримы.
• Ищите все способы, чтобы сделать жизнь проще.

2. Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место , обзавестить всеми необходимыми канцтоварами. Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

• Составить список дел, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе;
• В отдельный список внести проекты, которые требуют комплексного подхода;
• Отдельно составить список проектов, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены;
• Список «когда-нибудь».

3. Джулия Моргенстерн советует сначала оценить , сколько времени вы затрачиваете на выполнение ваших задач. Какие факторы вас отвлекают. Возможно, вас отвлекают соцсети, дополнительные обязанности, нереальные сроки или психологические препятствия.

• Для каждого действия необходимо устанавливать временные рамки.
• Если вы не можете выполнить какое-то действие, то проанализируйте, возможно, его можно отложить на время, перепоручить другим сотрудникам или вовсе от него отказаться.
• Сортируйте вещи и дела, очистите пространство от всего, без чего можно обойтись. Назначьте каждой вещи свое место, а каждому делу – время.

«Съедайте лягушку на завтрак»

Чтобы весь день ваши мысли не возвращались к делу, которое вы не хотите выполнять или оно вам неприятно, начните день с него. Так вы освободитесь от эмоционального напряжения и груза, который бы пришлось нести весь день.

«Бифштекс из слона»

Если перед вами стоит глобальная задача, для решения которой необходимо проделать множество действий, тогда разделите эту работу на части. Не делайте из дела слона, порежьте его на кусочки. Так будет проще начать реализовать поставленную задачу. А также такой подход способствует лучшему пониманию этой задачи.

Научитесь говорить «нет»

Управление временем учит не тому, чтобы успевать делать как можно больше, а успевать правильно делать то, что нужно. Говорите «нет» ненужным делам, людям. Не становитесь ни для кого инструментом для достижения его целей. Сконцентрируйтесь на своих целях.

Стремитесь к автоматизации и максимальному упрощению своей деятельности.

Выполняйте похожие дела подряд, так как мозг привыкает к определенной сфере деятельности. И с каждым разом справляется с ними быстрее.

Прислушайтесь к своим биологическим ритмам. Делайте работу в то время, когда чувствуете особый прилив сил и активности. В период наименьшей активности дайте себе отдохнуть. Прислушивайтесь к потребностям своего организма. Иногда 15-минутного перерыва достаточно, чтобы открылось «второе дыхание».

Лучшие книги по тайм – менеджменту, которые стоит прочесть:

• Результативный тайм-менеджмент. Б. Трейси
• Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Г. Архангельский
• Жёсткий тайм-менеджмент: возьмите свою жизнь под контроль. Д. Кеннеди
• Работай меньше, успевай больше. К. Глисон
• К чёрту всё! Берись и делай. Р. Брэнсон
• Экстремальный тайм-менеджмент. Н. Мрочковский, А. Толкачёв
• Практический курс по тайм-менеджменту. И. Абрамовский
• Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть. Т. Феррис
• Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. Д. Аллен

Эффективность тайм – менеджмента зависит от выполнения вами основных его правил, а также четкого понимания того, зачем он вам нужен, как управлять своим временем и какие преимущества вы будете иметь.

Вы наверняка замечали, что большинство из нас так сильно перегружены работой и личными заботами, что даже не имеют представления, каким образом можно выйти с подобной ситуации и как можно все успевать?!

У нас появляется некое эмоциональное напряжение, паника, дискомфорт, что приводит к вялости и угнетенному настроению, когда все валиться из рук и ничего не хочется делать!

Если Вы не хотите стать жертвой депрессии – нужно научиться правильно планировать свое время, то есть заняться Тайм-менеджментом !

Психологи считают, что выход из ситуации «катастрофической нехватки времени» ЕСТЬ, главное, чтобы у Вас было желание немного изменить себя, а также поменять свое отношение к личному времени.

Какая же цель тайм-менеджмента?

Тайм-менеджмент – это умение эффективно управлять и контролировать свое личное время!

Это умение сортировать, что для Вас на данный момент является главным, а что – второстепенным, что самое первое Вы должны сделать, а что можно перенести и на несколько часов вперед.

Как только человек начинает это все осознавать – у него сразу же пропадает вся суета с нехваткой времени.

Вам может показаться, что управлять своим временем это довольно таки сложно – ни капельки!

Главное, чтобы Вы для себя приняли конкретные решения, что и когда нужно сделать!

Лучший совет по тайм-менеджменту — это игнорировать идиотов…
- Отличная цитата. Кто автор?
- Представлять, что их не существует…
- Ну, а кто автор-то?
- И продолжать делать своё…

Многие уверены в том, что те люди, которые активно пользуются тайм-менеджментом – успевают делать намного больше и быстрее! Это ошибочное мнение…

Тайм-менеджмент помогает нам увеличить нашу продуктивность в разы, а также учит нас отбрасывать все ненужные дела в корзину. Появляется дополнительное время – и это уже Ваше дело куда Вы его потратите!

Те люди, которые все же научились эффективно управлять своим временем – им удается сэкономить третью часть своей жизни! Удивительно, не правда ли?

Основные правила тайм-менеджмента!

Тайм-менеджмент: Представьте, что сегодня Ваш последний день.

Возможно Вам покажется это правило нелепым, но все же…

От этого вопроса я каждое утро бодренько просыпаюсь и начинаю с умом .

А вот и мой вопрос: «Если бы я знала, что сегодня последний день моей жизни — что бы я сделала и как себя вела в этот день?»Мой Вам совет, прям сейчас возьмите листочек бумаги и сами для себя откровенно ответьте на поставленный вопрос.

Я думаю Вам это будет интересно!

Тайм-менеджмент: Занимайтесь планированием.

Те люди, которые смогли добиться признания и успеха в жизни – постоянно планируют.

Каждодневное планирование НЕОБХОДИМО для повышения Вашей эффективности на протяжении всего дня.

Постоянно планируйте конкретные задания в тетрадке!

Запомните, если на бумаге нет вашей цели – тогда она просто не существует!

Когда Вы работаете с составленным списком запланированных заданий – Вы сразу же увеличиваете производительность и продуктивность своего времени на 25%.

Возьмите себе за привычку с вечера (перед тем как ложиться спать) записать свой план заданий на завтра!

Как только Вы придете на работу – Вы уже будете четко знать с чего надо начинать.

Работайте с этим списком на протяжении всего дня: как только появиться какое-то новое задание – включите его в этот же список учитывая его приоритетность по сравнению с ранее записанными делами.

Как только Вы успешно справитесь с конкретной задачей – обязательно ее вычеркивайте со списка!

Таким образом Вы будете довольны проделанной работой, а также будете гордиться собой, что не впустую использовали время!

Сложное задание нужно разделить на несколько подзадач – не хвататься за нее целиком (так поступают только неразумные люди, проще говоря — неудачники).

Тайм-менеджмент: Фильтруйте информацию.


Для того, чтобы не перенасыщать свой мозг огромным количеством ненужной информации, а также не тратить на нее свое драгоценное время – учитесь выбирать самое нужное, полезное и отсеивать ненужное!

Учитесь бегло изучать и пробегать глазами по страницам всемирной интернет-паутины не читая все подряд от начала и до конца.

Останавливайтесь и запоминайте только важное.

Тайм-менеджмент: Исключайте со своей жизни «пожирателей времени»!

Наверное – это самая первая проблема, которая мешает нам всем эффективно и продуктивно контролировать свое время!

На проверку почты, на общение в ICQ и в соц.сетях (вконтакте, facebook) – мы КРАДЕМ и УБИВАЕМ у себя время, тратим его впустую!

Не тратьте большую часть своего времени на мелкие и ненужные дела!

Тайм-менеджмент: «Съешьте лягушку на завтрак!»

Что это значит?

Успешный бизнес-консультант Б. Трейси, «лягушкой» называет самые сложные дела, с которыми нужно справиться на протяжении дня.

Когда Вы их постоянно переносите то на 1 час вперед, то на вечер – Вы сами себе же создаете неприятное эмоциональное напряжение с которым ходите весь день.

Свой день нужно начинать именно с самого трудного – и Ваш день пройдет гладко и не принудительно.

Тайм-менеджмент: Соблюдайте чистоту на столе.

Богатые люди, расчетливые бизнесмены всегда работают за чистым столом. У несобранных людей на столе царит полный беспредел и аврал!

Выработайте в себе полезную привычку во время разбирать со своего стола кучугуру бумаг, выбрасывайте ненужное и работайте в чистоте.

Ученые довели, что более 30% времени мы тратим на то, чтобы найти нужный документ.

Корзинка для ненужного мусора – хороший метод управлять своим временем!

Тайм-менеджмент: Почаще говорите «НЕТ» ненужным делам.

Думаю, каждый слышал, кто такой Евгений Попов и какой путь он проделал: от обычного уборщика до успешного интернет-бизнесмена.

Евгений создал эффективный Скрипт по управлению временем , который в удобной форме позволяет формировать свой день. Его можно установить, как на телефон, так и на компьютер для продуктивного планирования своего дня!

С помощью курса «Хозяин времени» от Евгения Попова, многие кардинально меняют свою жизнь и ежедневно пользуются специальным скриптом (установленном в телефоне или в компьютере) по планированию своего дня!

Успей за день сделать то, что накопилось за неделю и вот увидишь, как круто измениться твоя жизнь!

Хватит быть «овощем»! Будь активным! Живи яркой жизнью!

P.S. Я лично купила курс «Хозяин времени» от Е. Попова сразу же на 5-ый день после его выпуска! Поэтому советую всем без сомнений: покупайте и учитесь продуктивно управлять своим временем!



Тайм-менеджмент учит всех нас эффективно управлять своей жизнью, наслаждаться каждым моментом времени, в котором мы находимся сейчас, находить время для родных и близких нам людей, выделять время для саморазвития – жизнь начнет приобретать яркие краски и становиться куда более интересней!

Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту

«Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организовано работаем, бестолково работаем».

Физиолог Н.Е. Введенский

Тайм – менеджмен т – техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле. С помощью тайм - менеджмента человек может сам осознанно контролировать время, которое он тратит на разные виды деятельности, увеличивая при этом эффективность и продуктивность своей работы или отдыха. Планирование, распределение, расстановка приоритетов, постановка целей помогает человеку справиться с сумасшедшим ритмом современной жизни. Тайм - менеджмент помогает человеку успевать делать все без стрессов и избежать хронической усталости.

Первоначально методики тайм – менеджмента использовались лишь при ведении бизнеса, организации трудовой деятельности. Но сейчас методы управления временем также применяются и в личной жизни человека, чтобы успевать справляться с бытовыми вопросами, правильно организовывать свой досуг, отдых.

История возникновения тайм - менеджмента

Еще в 20-е годы Научная организация труда говорила о том, что эффективность использования времени зависит от личной эффективности самого человека. Появилась Лига «Время», которая публиковала статьи в газетах под названием «Борьба за время». В 70-е годы обрел популярность метод хронометража, который разработала биолог Любищев. Этот метод является инструментов выработки эффективного мышления человека, что способствует рациональному управлению личным временем и повышением личной эффективности.

В 2007 в Москве при финансово-промышленном институте открылась первая кафедра тайм - менеджмента. Сегодня это направление стало очень востребованным и популярным. Есть масса тренингов, семинаров по планированию и рациональному распределению времени.

Тайм-менеджер это человек, который учитывает психологические особенности людей, условия труда и предлагает более эффективные графики работы. Он способен раскрыть в человеке все его скрытые резервы и подсказать, каким путем повысить свою эффективность.

Процесс общения тайм – менеджера с клиентом похож на психологическую консультацию, в которой он выслушивает человека, дает подсказки и советы, как распределить время, сколько времени уделять отдыху, как расставить приоритеты. Как спланировать день так, чтобы все успевать без стрессов.

Тайм – менеджеры проводят не только индивидуальные консультации. Часто их приглашают компании в качестве экспертов, чтобы они помогли наладить процесс труда. В первую очередь научить руководителя правильно распределять свое рабочее время и грамотно распределять обязанности в коллективе. Они изучают деятельность компании, необходимое количество времени на решение определенных задач. После сбора информации и анализа, тайм-менеджер вносит коррективы в распорядок дня фирмы.

• Анализ затрат времени на выполнение определенных задач.
• Постановка, формулирование и определение цели.
• Составление плана для достижения цели, а также расстановка приоритетов.
• Реализация цели. Подсказка, какие шаги нужно сделать в соответствии с планом.
• Составление списков дел, которые необходимо сделать.
• Фиксация времени с помощью хронометража.

Какими преимуществами обладает человек, обучившийся правильно планировать свое время?

«Время, затраченное впустую, есть существование; время, употребленное с пользой, есть жизнь»

Э.Юнг

• Достигает поставленных целей.
• Достигает своих целей намного быстрее, чем остальные.
• Способен достичь успеха в любой сфере деятельности.
• Имеет больше времени на отдых, общение с близкими и друзьями.
• Может выполнять намного больше дел за определенный промежуток времени.
• Может увеличить свои доходы и отойти от дел, правильно распределив обязанности между сотрудниками.
• Может избавиться от хронической усталости, не подвержен стрессам.
• Всегда имеет четкий план действий.
• Обладает чувством внутренней свободы и самостоятельно контролирует свою жизнь.

Виды тайм - менеджмента

Сейчас существует много разнообразных подходов к проблеме управления временем. Специалисты выделяют три основных типа:

• Персональный (личный) тайм – менеджмент . Он связан с личностным саморазвитием человека, умением правильно и плодотворно организовать свой день.
• Профессиональный тайм – менеджмент помогает человеку эффективно выполнять свою работу, правильно организовывать свое рабочее время или разумно распределять обязанности в коллективе.
• Социальный тайм - менеджмент регулирует межличностные взаимоотношения или управление временем нескольких людей. Например, корпоративный.

Основные понятия тайм - менеджмента

Концепция управления временем- это способ понимания и восприятия времени. Концепция тайм – менеджмента помогает определить причину и цель, почему человеку необходимо научиться управлять своим временем. Осознать ценность этого процесса, а также понять основные принципы управления временем.

Методы управления временем – определенная последовательность действий, которая поможет решить конкретную задачу.

Система управления временем – комплекс концепций и методов, которые позволят вас максимально быстро и эффективно достичь своей цели.

Неправильная организация работы или неграмотная организация деятельности руководством приводит к тому, что сотрудники компаний чувствуют постоянный дефицит времени. Это сказывается на эффективности работы и успешности предприятия в целом.

Недостаток времени наблюдается в тех случаях, если:

• Нет расписания работы на день.
• Если помощник руководителя не в курсе его распорядка дня.
• Телефонные звонки и посетители часто отвлекают от основной деятельности.
• Если управляющий не умеет распределять обязанности.
• Если работа выполняется в постоянной спешке, что приводит к быстрой утомляемости.
• Если работники не соответствуют своим должностям.
• Если сотрудники неадекватно оценивают свои возможности, скорость работы.
• Если нет мотивации у сотрудников (например, слишком низкая зарплата).

Чтобы улучшить эффективность работы предприятия, необходимо научить сотрудников составлять план работы на день. При составлении плана, нужно 60% времени отвести основным задачам, 20% непредвиденным и 20% спонтанным делам. Главное, приучить коллектив составлять планы на день систематически и регулярно.

Эффективность тайм – менеджмента в управлении зависит от того, насколько сотрудники будут обучены планированию, расставлению приоритетов, контролю времени на выполнение заданий, а также правильной очередности выполнения заданий.

Для решения этих задач можно пригласить эксперта по тайм – менеджменту или обучить менеджера вашего предприятия, который будет сам выдавать сотрудникам задания и контролировать эффективность их работы. Менеджер должен выдавать как основные, так и несколько запасных заданий. В конце дня сотрудник представляет отчет о проделанной работе.

Управление личным временем в тайм – менеджменте

Что касается управления личным временем, то есть основные правила тайм – менеджмента, применяемые в личной жизни:

1. Никогда не брать работу на дом.
2. Организовать быт так, чтобы он занимал минимум времени.
3. Планировать свободное время заранее. Сюда должно входить эмоциональное наслаждение (поход в кино, театр, концерт, музей). А также физическое (занятия спортом, танцами и т.п.).
4. Для отдыха использовать не только выходные, а хотя бы один день среди недели. К примеру, покататься на велосипеде после работы или пойти с друзьями в сауну.
5. Во время отпуска ограничить звонки, почту, интернет, чтобы отдохнуть по-настоящему.

1.Основное правило тайм - менеджмента – правильная постановка цели.

Если вы научитесь четко определять свои цели, а также определять, какие задачи являются второстепенными, то вы сэкономите массу времени.

Если вы тратите свое время на что-то, значит, в этот момент вы считаете, что оно очень важное. Но так ли это? Задайте себе вопрос, результат этого действия поможет вам приблизиться к вашей цели? Что такое цель? Цель – стремление человека к чему-то, когда весь процесс направлен на конечный результат.

При постановке цели необходимо для начала определиться с главными ценностями.

Осознать свои возможности, мотивацию. Проанализировать проблемы, потребности и сложности, которые могут возникнуть на пути к цели. Представить четко свою цель в мельчайших деталях, ее конечный результат. Распланировать свои действия, заняться поиском ресурсов и приступить к реализации.

Есть разные методы постановки целей. Но все методы имеют общий алгоритм постановки целей:

1. Цель должна быть максимально конкретной с понятным конечным результатом.
2. Необходимость достижения цели должна быть обоснованной. Зачем это нужно и что я из этого получу?
3. Цель должна быть реальной и понятен механизм ее достижения.
4. Необходимо четко определить границы времени, за которые цель должна быть достигнута.

2.Второе основное правило тайм – менеджмента – приоритизация.

Уметь расставлять приоритеты – это очень важно. Есть дела, которые имеют меньшую значимость в достижении цели, а есть те, которые играют главную роль.

3.Третье основное правило тайм – менеджмента – это планирование.

После постановки цели следующим этапом будет планирование. Планирование – неотъемлемая часть тайм – менеджмента. Оно состоит из таких основных этапов:

1. Составление плана тайм – менеджмента.
2. Этап составления проекта, при котором можно маневрировать, продумать разные варианты достижения цели.
3. Этап выявления необходимых ресурсов.
4. Этап определения лиц, которые вам смогут помочь на пути к цели.
5. Этап фиксации результатов планирования в виде бизнес – проекта, карты.

Когда человек начинает заниматься планированием, активизируется мышление, включается творческий потенциал. При составлении плана, ваша цель становится более конкретной, вы начинаете понимать, чего вы хотите на самом деле и как этого достичь. Это своего рода практическое руководство к действию.

До тех пор, пока человек не составит план реализации того, чего хочет, он находится в постоянном раздумывании на эту тему. Но не мысли, а действия приближают вас к цели. Когда составлен подробный план, в котором учтены разные способы достижения цели, это дает возможность маневрировать. Не получается одними средствами и способами, можно попробовать другие. Планирование развивает в человеке гибкость и готовность к любым ситуациям.

Составление плана дает вам высокий шанс успеха. Наличие плана придает уверенности в себе, своих возможностях. Все успешные люди и предприниматели занимаются планированием.

Основные методики планирования. Краткое описание

1. АВС планирование базируется на том, что необходимо сначала нужно выполнять наиболее значимые дела (под буквой А), а затем В и С.

Дела категории А – самые важные. Они составляют 15% всех дел и приносят 65 % результатов. В – важные дела, которые составляют 20%всех дел и приносят 20% результатов. Категория С – это дела наименьшей важности, они составляют 65% и дают результат – 15%.

2. Правило Парето или принцип «80 на 20». Этот принцип применим к любой ежедневной деятельности. 80% дел, которые вы делаете за день, дают вам 20%нужного результата. А 20% планируемых важных дел приближают вас к результату на 80%.

Например: 20% людей владеют 80%капитала, 80% людей владеют 20% капитала. 20% клиентов дают прибыль в 80%, а 80% клиентов дают прибыль в 20%.

3. Хронометраж – этот метод заключается в том, что вам нужно поминутно записывать все свои действия и сколько времени вы на них потратили. Это поможет вам понять, куда и на что уходит ваше время и как скорректировать ваш график.

4. Составления списка задач – это самый простой метод планирования, который позволяет планировать и время, и дела.

Как составить правильно список дел и следовать ему?

1. Для начала понаблюдайте за собой. Сколько вам нужно времени на выполнение разных заданий.
2. Напишите список дел с вечера.
3. Записывайте конкретные пункты. Например: зайти в магазин. К этому пункту приложите список покупок.
4. Планируйте весь свой день, не только работу.
5. Начинайте свой день с выполнения нетрудных задач. Чтобы сразу поставить галочки и взбодриться на весь день мыслью о том, что следовать списку дел не так уж и сложно.. Например, сделать зарядку и приготовить завтрак.
6. Список дел должен быть всегда на виду.
7. Не пишите в список больше 7 приоритетных дел, чтобы потом не нервничать, что вы что-то не успели .

• Испробуйте все методики планирования и подберите наиболее подходящий.
• Ведите записи.
• Не пытайтесь успеть все. Сначала сделайте наиболее важные и приоритетные дела.
• Планируйте каждый свой день. А также составляйте дополнительно план на неделю.
• Всегда носите с собой ручку и блокнот.
• Заведите Дневник успеха, он будет вас мотивировать и напоминать, что вы на верном пути.
• Научитесь говорить «Нет». Это поможет избежать общения с ненужными людьми, занятий ненужными делами.
• Прежде чем что-либо делать, обдумайте, насколько это срочно, важно и как это действие приблизит вас к цели.
• Проанализируйте свои привычки, действия, которые отбирают попусту ваше время. По хронометражу легко отследить те действия, от которых вам нужно избавиться.
• Не выполняйте чужие дела. Не будьте инструментом для достижения чужих целей. Сконцентрируйтесь на своей цели.
• Выделяйте время на самосовершенствование.
• Не останавливайтесь на достигнутом. Добившись одной цели, ставьте следующую.

1. Стивен Кови в книге «7 навыков высокоэффективных людей» рассматривает тайм – менеджмент, как элемент самосовершенствования. Вот его советы:

• Делайте то, что должны сделать сначала. Не откладывайте важные дела на потом.
• Ваша цель должна быть приоритетной и важной. Двигайтесь к ней.
• Все действия выполняйте на основе приоритетов.
• Не тратьте много сил на достижение незначительной цели. Затрачиваемые ресурсы и конечный результат должны быть соизмеримы.
• Ищите все способы, чтобы сделать жизнь проще.

2. Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место , обзавестить всеми необходимыми канцтоварами. Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

• Составить список дел, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе;
• В отдельный список внести проекты, которые требуют комплексного подхода;
• Отдельно составить список проектов, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены;
• Список «когда-нибудь».

3. Джулия Моргенстерн советует сначала оценить , сколько времени вы затрачиваете на выполнение ваших задач. Какие факторы вас отвлекают. Возможно, вас отвлекают соцсети, дополнительные обязанности, нереальные сроки или психологические препятствия.

• Для каждого действия необходимо устанавливать временные рамки.
• Если вы не можете выполнить какое-то действие, то проанализируйте, возможно, его можно отложить на время, перепоручить другим сотрудникам или вовсе от него отказаться.
• Сортируйте вещи и дела, очистите пространство от всего, без чего можно обойтись. Назначьте каждой вещи свое место, а каждому делу – время.

«Съедайте лягушку на завтрак»

Чтобы весь день ваши мысли не возвращались к делу, которое вы не хотите выполнять или оно вам неприятно, начните день с него. Так вы освободитесь от эмоционального напряжения и груза, который бы пришлось нести весь день.

«Бифштекс из слона»

Если перед вами стоит глобальная задача, для решения которой необходимо проделать множество действий, тогда разделите эту работу на части. Не делайте из дела слона, порежьте его на кусочки. Так будет проще начать реализовать поставленную задачу. А также такой подход способствует лучшему пониманию этой задачи.

Научитесь говорить «нет»

Управление временем учит не тому, чтобы успевать делать как можно больше, а успевать правильно делать то, что нужно. Говорите «нет» ненужным делам, людям. Не становитесь ни для кого инструментом для достижения его целей. Сконцентрируйтесь на своих целях.

Стремитесь к автоматизации и максимальному упрощению своей деятельности.

Выполняйте похожие дела подряд, так как мозг привыкает к определенной сфере деятельности. И с каждым разом справляется с ними быстрее.

Прислушайтесь к своим биологическим ритмам. Делайте работу в то время, когда чувствуете особый прилив сил и активности. В период наименьшей активности дайте себе отдохнуть. Прислушивайтесь к потребностям своего организма. Иногда 15-минутного перерыва достаточно, чтобы открылось «второе дыхание».

Лучшие книги по тайм – менеджменту, которые стоит прочесть:

• Результативный тайм-менеджмент. Б. Трейси
• Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Г. Архангельский
• Жёсткий тайм-менеджмент: возьмите свою жизнь под контроль. Д. Кеннеди
• Работай меньше, успевай больше. К. Глисон
• К чёрту всё! Берись и делай. Р. Брэнсон
• Экстремальный тайм-менеджмент. Н. Мрочковский, А. Толкачёв
• Практический курс по тайм-менеджменту. И. Абрамовский
• Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть. Т. Феррис
• Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. Д. Аллен

Эффективность тайм – менеджмента зависит от выполнения вами основных его правил, а также четкого понимания того, зачем он вам нужен, как управлять своим временем и какие преимущества вы будете иметь.

Здравствуйте! Сегодня поговорим про тайм-менеджмент или эффективное управление временем и ответим на вопрос, как все успевать!

Человек является частью социума. У каждого из нас есть определенные обязанности перед самим собой, коллегами и родными. Порой кажется, что жизнь – это калейдоскоп одинаковых дней, с большим количеством задач, на решение которых постоянно не хватает времени. Если вы ассоциируете себя с белкой в колесе, тогда вам интересно будет узнать о том, что временем можно эффективно управлять.

Что такое тайм-менеджмент или управление временем

Взгляните на богатых и успешных людей. Они владеют большим бизнесом, руководят огромным количеством людей и находят время для отдыха и семьи. «Как все успевают успешные люди?» спросите вы. Да все потому, что они знают и владеют основами тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент – это умение рационально распределять свои временные ресурсы. В переводе с английского означает «управление временем». Конечно, люди не волшебники и не умеют возвращать время вспять, или останавливать его. Но мы можем научиться грамотно распределять каждую минуту, чтобы успевать выполнять все поставленные задачи.
Девизом успешных тайм-менеджеров можно считать выражение «Успевай больше, работая меньше».

Кому будет полезен тайм-менеджмент

Люди имеют разные потребности и разные обязанности. Не стоит думать, что проблема отсутствия свободного времени это проблема только руководителей и состоятельных людей. На самом деле учиться делать максимальное количество дел в определенный промежуток времени начинают с детства.

Давайте вспомним хотя бы распорядок дня ребенка. Наверняка у многих дома висел плакат «Расписание уроков и распорядок дня». Благодаря ему дети соблюдают режим дня и дисциплинируются.

Если вы задаетесь вопросами: «Как работать и успевать все делать по дому женщине с ребенком», «Как научиться быстрее все успевать и не уставать», значит данные вопросы для вас актуальны, особенно если вы молодая мама. Некоторые представительницы прекрасного пола успевают следить за тремя детьми, ухаживают за собой и мужем, а некоторые не могут справиться даже с одним ребенком.

Поэтому не стоит думать, что тайм-менеджмент – это бесполезная наука, которая в жизни вряд ли вам пригодится. На самом деле, если вы научитесь контролировать свое время, вы обретете счастье и гармонию во всех сферах жизнедеятельности.

История тайм-менеджмента

Люди с древних времен пытались максимально эффективно распределять свои трудовые ресурсы, поэтому еще в Древнем Риме философ Сенека начал распределять потраченное время, на то, которое он провел с пользой и бесполезное. Если известный мыслитель делал что-то полезное, то такое время считалось хорошим, бесполезное – плохим.

Позже Сенека начал записывать, что и когда он делал. После этого проводил анализ потраченного времени и оценивал его эффективность. Можно сказать, что он занимался построением системы эффективного тайм менеджмента.
В ΧV веке известный итальянский ученый Альберти утверждал, что люди, которые умеют с пользой управлять своим временем, всегда будут успешными.

Уже в ΧΧ веке был создан институт труда, где работало немало известных личностей. Например, биолог Любящев А.А. изобрел метод хронометража. Его успешно и сейчас применяют на большом количестве предприятий, анализируя рабочее время каждого специалиста.

Хронометраж позволяет проанализировать, сколько времени необходимо человеку для выполнения определенной задачи.

Основные составляющие тайм-менеджмента

Перед тем как приступить к изучению основных правил тайм-менеджмента, необходимо знать, из каких частей он состоит. То есть что необходимо будет делать, и благодаря чему вы научитесь распределять свое время:

• Строгий учет всего времени;
• Оптимизация рабочих временных ресурсов;
• Ежедневное планирование своего дня;
• Постоянная мотивация.

Управлять своим временем нужно не только в рабочие часы, но и в период отдыха. Это поможет лучше восстановить свои силы, а также даст возможность чувствовать себя счастливым, самодостаточным и успешным человеком.

Не каждый гражданин нашей страны вообще слышал о том, что своим временем можно умело управлять. Соответственно о существовании методики тайм-менеджмента многие даже не подозревают. Но в случае если человек все-таки заинтересовался и поверхностно ознакомился с минимальной информацией об этом искусстве, то он сразу становится заложником многих страхов.
Рассмотрим самые популярные страхи, связанные с тайм-менеджментом.

1. Никто не может управлять временем, поэтому жизнь шла, и будет идти своим чередом. Это неверное утверждение, ведь вы сами являетесь хозяевами своей судьбы. Только от вас зависит, насколько быстро будет выполнена работа и сколько останется времени для отдыха и общения с друзьями. Овладев полезными привычками, которые помогают сэкономить время, вы будете управлять не временем, а своей жизнью;
2. Благодаря тайм-менеджменту придется больше работать. Некоторые люди действительно боятся, того, что если у них появится свободное время, то придется выполнять больше незапланированной работы. На самом деле тайм-менеджмент позволяет оптимизировать все процессы, и вы вряд ли успеете сделать незапланированную работу;
3. Придерживаясь правил тайм-менеджмента, можно превратиться в робота. Многие думают о том, что если полностью распланировать свою жизнь, то можно лишиться всех человеческих радостей. На самом деле тайм менеджмент не забирает время, а наоборот помогает найти лишний час-два, который можно потратить на себя.

Принципы тайм-менеджмента или как все успевать

Искусство управления своим временем – это довольно сложная наука, на изучение которой может уйти не один год. Но мы постарались выделить основные принципы тайм-менеджмента, которые помогут правильно организовывать день каждого человека.

Планируйте каждый свой день

Каждый день перед сном старайтесь выделить несколько минут для того, чтобы в письменной форме составить план на следующий день. Сделать это можно на листке бумаги или на демонстрационной доске. Пропишите каждую минуту своего времени, не забывая об отдыхе и форс-мажорных обстоятельствах. Не забывайте достаточно времени уделять именно этим пунктам, ведь никто не застрахован от непредвиденных трудностей.

Свой план носите всегда с собой (если он записан в блокнот или ежедневник), периодически в него посматривайте и проверяйте, укладываетесь ли вы в отведенное время. Вычеркивайте или стирайте выполненные пункты. Так вы будете чувствовать самоудовлетворение от выполненной работы.

Ставьте перед собой цель

У каждого человека есть мечта, которая превращается в определенную цель. Людям, которые ставят перед собой определенные задачи и знают ради чего они работают, легче достичь желаемого.

Например, если вы обычный среднестатистический офисный работник, но ставите перед собой цель быть руководителем, тогда необходимо получить соответствующее образование, хорошо себя зарекомендовать перед начальством и качественно выполнять свою работу. В таком случае у вас есть большие шансы продвинуться по карьерной лестнице. Возможно, в будущем вы . И в идеале, введете стандарт корпоративного тайм-менеджмента в своей организации. Главное действительно этого хотеть и не сидеть сложа руки.

Немаловажно научиться правильно ставить цели. Для начала подумайте, чего именно вы хотите. Ваша цель должна быть конкретной, достижимой, актуальной, измеримой и ограниченной временными рамками. Не нужно мечтать о том, что живя в глубинке и работая на небольшом заводе, вы через пару лет сможете стать президентом. Ставьте перед собой реальные цели и идите к заветной мечте.

Научитесь фиксировать свой план действий

О важности составления планов вы уже знаете, теперь давайте вместе рассмотрим, как грамотно распланировать свои дела.

Поможет нам в этом Диаграмма Ганта. Это, на первый взгляд, тяжелый метод, с которым не каждый справится. Но на самом деле все довольно просто. Работу этого метода рассмотрим на примере.

Вам необходимо построить дом. Вы прописываете все этапы строительства (проектирование, заложение фундамента, наземные, отделочные работы и т. д.) После чего данные заносите в таблицу и указываете сроки и очередность их осуществления. Некоторые мелкие процессы, выполнение которых не влияет на качество работ, можно объединить, тем самым сократив время на их выполнение.

Составление такой диаграммы позволяет наглядно объяснить масштабность выполняемых работ, благодаря чему работники включаются в процесс быстрее.

Расставляйте приоритеты

Для достижения поставленной цели каждому человеку приходится выполнять ряд задач разной степени тяжести. Поэтому нужно научиться расставлять приоритеты и выделять самые важные процессы.

Для того чтобы правильно распланировать свой день, можно воспользоваться несложным принципом. Он называется способ «АБВГД».
Его суть заключается в следующем. Вы составляете план на день начиная с самых важных дел. То есть, под буквой «А» мы подразумеваем выполнение самого важного процесса, под «Б» — менее важного, «В» — не очень важное и т. д.

Выполнение самых сложных и важных задач необходимо запланировать наутро, или самый продуктивный для вас период. Дело в том, что если самую тяжелую задачу сразу не выполнить и постоянно откладывать ее решение на потом, то чувство невыполненного долга будет эмоционально на вас давить. Известный специалист в области активного тайм-менеджмента Б.Трейси советует подходить к решению подобных вопросов жестко и однозначно. Он является автором метода тайм-менеджмента «Позавтракай лягушкой», которым успешно пользуется огромно количество людей.

Его суть заключается в следующем. Вы выполняете самые тяжелые и трудоемкие задачи («лягушки») в первую очередь. Это необходимо для того, чтобы вы успели сделать все запланированные дела, а ваш эмоциональный фон, на протяжении всего дня, оставался в норме.

Логическим продолжением метода с лягушкой является принцип или закон Парето. Он гласит что, 20% всех приложенных нами усилий дают результат в 80%, а оставшиеся 80% усилий результативны только на 20%.

Именно поэтому основной задачей каждого является выявить наиболее эффективные 20% и сконцентрироваться на их выполнении.
Есть еще один метод, который помогает расставить все приоритеты. Называется он «Матрица Эйзенхауэра». Известный успешный политический деятель славился своей практичностью. Он разделяет все свои дела на 4 категории:

• Срочные и важные . Эти дела необходимо выполнять в первую очередь. Из-за своей важности их не стоит поручать другим. Если вы будете затягивать с выполнением таких задач, это может быть чревато негативными последствиями в будущем;
• Важные, но не срочные . Обратите внимание именно на этот пункт. Именно с этой категорий задач можно выполнять планирование. Но не стоит откладывать их выполнение надолго, т. к. эти дела могут перейти в пункт срочные и важные;
• Срочные, но не очень важные . Такие дела в основном забирают много времени, поэтому именно их можно делегировать, т. е. перепоручить кому-то;
• Неважные и несрочные . Их лучше вообще вычеркнуть из списка, чтобы не тратить свое время.
  Попробуйте и вы использовать эти методы, и уже через несколько дней поймете, насколько они действенны.

Фокусируйтесь на главном и научитесь делегировать

У каждого человека есть огромное количество дел, которые нужно сделать в течение дня. Некоторые из них могут занять у вас несколько минут, а некоторые требуют нескольких часов. Постарайтесь за все трудные и важные дела браться самостоятельно, а менее важные поручать другим людям.

Например, если в семье никто, кроме мамы, не умеет готовить борщ, а помимо обеда необходимо еще вытереть пыль и сложить игрушки, то рационально будет поручить уборку детям или папе, в то время когда мама будет готовить обед. При таком раскладе все накормлены, а квартира убрана.

Или другой пример, если вы ежедневно зарабатываете несколько тысяч рублей в день и у вас потек кран, то легче поручить ремонтные работы сантехнику и заплатить ему пару сотен, в то время как вы за это время заработаете в несколько раз больше.
Освойте принципы делегирования, т. е. не бойтесь перекладывать на других часть своих обязанностей.

Анализируйте прожитый период и создавайте свои личные правила тайм-менеджмента

Периодически оглядывайтесь назад и старайтесь анализировать прожитый период. Обращайте внимание на то, насколько рационально вы тратили время, как быстро достигли поставленной цели, какие трудности при этом встречались на вашем пути и т. д.
Регулярно анализируйте свою жизнь и отмечайте то, с какой скоростью она движется, полностью ли вы довольны своими действиями.
Опираясь на основные принципы тайм-менеджмента, создавайте свои правила, которые помогают вам оптимизировать временные ресурсы и чувствовать себя счастливым и успешным человеком.

Не забывайте отдыхать

Планируйте свой отдых как одну из главных задач. Именно от того, насколько хорошо вы восстановили свои силы, зависит качество и быстрота выполняемой работы. Не пренебрегайте сном. Сон взрослого человека должен составлять не менее 8 часов в сутки. Иначе депрессия и упадок сил вам гарантированы, а это главные враги продуктивной работы.

Не забывайте общаться с друзьями и близкими. Не забрасывайте свои хобби и увлечения. Приятное времяпровождение способствует расслаблению человека и делает его жизнь более яркой.

Распланируйте свой следующий день

Ложась спать, намечайте задачи, которые вы бы хотели завтра осуществить. Лучше записать все пункты, чтобы ничего не упустить, ведь человек не робот и ему свойственно забывать некоторые мелочи.

Планированием лучше заниматься в вечернее время. То есть вы вечером сегодняшнего дня продумываете следующий. Это позволяет существенно оптимизировать временные ресурсы, проще говоря, вы грамотно распределяете свое время.

Последний день

Старайтесь каждый день проживать как последний. Не откладывайте выполнение важных дел. Дела, на которые постоянно не хватает времени, иногда, так и остаются в планах, т. е. нереализованными. Поэтому по возможности максимально выкладывайтесь в течение каждого дня. Благодаря этому у вас не будет скапливаться масса рутинной и неинтересной работы.

Фильтруйте информацию

Изучая определенную информацию в интернете или печатных изданиях, старайтесь выделять главные аспекты статьи и «пробегать» взглядом именно по ним. Очень часто предоставляемая информация переполнена различной рекламой, или излишками рассуждений авторов, т. е. «водой». Научитесь читать «через строчку», это существенно сэкономит ваше время.

Пожиратели времени

Очень много времени современные люди тратят на просмотр абсолютно не нужной информации в соц. сетях и других интернет – ресурсах, а также на бесполезные разговоры по телефону.

А ведь время – это тот ресурс, который нельзя восполнить. Для того чтобы понять насколько оно вам дорого посчитайте, сколько примерно вы зарабатываете в течение часа. А теперь подумайте, сколько времени и денег вы напрасно теряете. Даже если не переводить все это в денежный эквивалент, задумайтесь, что вместо пустой болтовни по телефону можно было почитать книжку ребенку, или поиграть с ним. А это куда полезнее и принесет больше удовлетворения.

Конечно, изолироваться от всех и прекратить общение с друзьями это тоже не выход. Но попытайтесь минимизировать общение с действительно ненужными людьми. Научитесь им говорить «Нет».

Проанализируйте привычки и выявите именно своих «пожирателей времени». Постепенно избавляйтесь от них, учитесь .

Концентрация на выполнении одного дела

Постарайтесь не браться за выполнение нескольких дел одновременно. Так вы будете распылять свои силы, а внимание будет рассеянным. Вы дольше будете выполнять каждый процесс. Возьмите одно дело и выполните его полностью, после этого приступайте к следующему.

История знает некоторых людей, которые могли делать несколько дел одновременно (например, Юлий Цезарь), но они всего лишь исключение из правил.

Но есть такие процессы, которые можно и нужно совмещать. Например, езда в общественном транспорте у большинства людей занимает много времени. Почему бы в это время не заняться самообразованием. Ведь можно прослушать аудиокнигу, или прочитать интересный журнал.

Эксперты советуют не хвататься за все. Лучше медленно и уверенно идти к поставленной цели, качественно выполняя каждую задачу.

Изучите свои биологические часы

Ритм жизни у каждого человека индивидуален. У кого-то пик активности припадает на утренние часы, а кто-то спит до обеда, а к вечеру начинает работать. Только вы сами знаете, когда у вас подъем сил и наиболее высокая работоспособность. Именно в этот период и постарайтесь выполнять максимальный объем заранее спланированной работы. Делайте это в одно время.

Приведите в порядок рабочее место

У всех успешных людей можно заметить идеальный порядок на их рабочем месте. Это касается как обычного стола, так и рабочего стола ПК. Вы когда-нибудь замечали, сколько тратите своего времени на поиск какого-нибудь документа? Ученые подсчитали, что люди, имеющие беспорядок на своем рабочем месте, тратят 30% времени на поиск необходимого документа, инструмента и т. д.
Наведите порядок, утилизируйте ненужные бумаги, избавьтесь от мусора. Благодаря этому вы будете чувствовать себя комфортно, а работоспособность повысится.

Отдельное рабочее место

Если вы трудитесь в домашних условиях и считаете, что все жилище – это рабочее место, то вы глубоко заблуждаетесь. Пока вы работаете, вас может отвлекать масса мелочей. Постарайтесь обустроить свой уголок, где будут храниться все ваши вещи, необходимые для рабочего процесса.

Например, если вы занимаетесь пошивом одежды на дому, то не стоит разбрасывать швейные принадлежности по всей квартире. Поиск необходимой вещицы займет много времени. Обустроив свое рабочее место, вы избавите себя от дополнительных уборок и постоянных поисков.

Книги о тайм-менеджменте или управлении временем

Если вы всерьез решили изменить свою жизнь и хотите больше узнать о тайм-менеджменте, тогда вам будет полезно прочитать следующие книги. Они являются трудами известных специалистов в этой области и пользуются большой популярностью:

1. «Хозяин времени», автор Евгений Попов.
2. «Экстремальный тайм-менеджмент», авторы Николай Мрочковский и Алексей Толкачев.
3. «Как привести дела в порядок или Искусство продуктивности без стресса», автор Дэвид Ален.
4. «Тайм «Драйв», автор Глеб Архангельский.
5. «Результативный тайм-менеджмент», «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку», «Управляйте своим Временем», автор Брайан Трейси.
6. «Время — деньги», автор Мэтью Эдлунг.
7. «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью», автор Джулия Моргенстерн.
8. «Интегрированный тайм-менеджмент», автор Стив Прентис.
9. «Как успевать жить и работать», авторы Дон Аслетт и Кэрол Картаино.
10. «Ваше время – в Ваших руках», автор, Лотар Зайверт.
11. «Жесткий тайм-менеджмент», автор Дэн Кеннеди.
12. «Искусство успевать», автор Алан Лакейн.
13. «Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове», автор Реджина Лидс.
14. «Работай меньше, успевай больше. Программа персональной эффективности», автор Кэрри Глисон.

Заключение

Если вам кажется, что организовать свой день, используя советы тайм-менеджмента у вас не получится, то вы глубоко заблуждаетесь. Конечно, любое начинание требует дисциплины и самоконтроля, но вы быстро «втянетесь» в этот процесс и начнете получать от него удовольствие.

Главное, не бросать начатое. Постарайтесь продержаться 30 – 40 дней, после чего планирование дня превратится в хорошую привычку, без которой вы просто не сможете жить.

Научитесь правильно распределять свое время. Тогда вы будете успевать не только работать, но и отдыхать, общаться с близкими и развлекаться с друзьями.