Аудит функции системы управления персоналом включает. Комплексный аудит системы управления персоналом (Начало)

Аудит персонала (кадровый ауди т) - это независимая эксперти

за состояния дел в части управления персоналом, включающая

систему мероприятий по сбору информации, се анализу и оценке на этой основе эффект и «пости деятельности организации, использования трудового потенциала, регулирования социально-трудовых отношений, а также разработку программы организационных изменений, касающихся работы с персоналом.

Аудит персонала занимает особое место в рамках управленческого аудита. Являясь системным, он несопоставим с диагностикой отдельных сторон деятельности организации.

Отражая интегрирующую роль управления персоналом, аудит персонала исследует вопросы:

Управления организацией в целом (подконтрольные высшему уровню управления организацией):

Линейного управления подчиненными организационными функциями (трудовыми коллективами) в разрезе его объектов и функциональной (технической) работы организационных функций (в том числе подразделения по управлению персоналом).

Уровни управленческого аудита, взаимосвязанные с аудитом персонала, могут соответственно быть названы аудитом управления организацией, аудитом линейного управления и аудитом организационных функций (аудит организационной функции «управление персоналом») (рис. 3.4).

Рис. 3.4. Виды аудита персонала

Аудит персонала может применяться с качестве метода, определяющего эффективность системы принятия управленческих решений и контроля эффективности системы управления персоналом. С последней целью целесообразно регулярно осуществлять внутренний аудит персонала.

Сотрудники и руководство службы управления персоналом фирмы не могут быть уверены, что все делаю т правильно. Случаются технические ошибки, устаревает политика управления. Провода самооценку, отдел зачастую обнаруживает проблемы прежде, чем они станут серьезными. Глубокие исследования методов и процедур управления персоналом могут открыть новые возможности службы управления персоналом способствовать удовлетворению общественных, организационных, функциональных и персональных целей организации. Если эта оценка выполнена должным образом, она усилит взаимную поддержку службы управления персоналом и линейных менеджеров.

Объекты аудита в этом случае - персонал, принципы организации его работы, управления и деятельности, т. е. результаты работы.

Лудит протекает в виде анализа системы социально-трудовых показателей, Оценивает деятельность службы управления человеческими ресурсами организации и может охватывать отдельные подразделения или компанию в целом. Посредством обратной связи линейные менеджеры и специалисты по управлению персоналом получают представление о функционировании человеческих ресурсов и выявляют, насколько хорошо менеджеры выполняют свои обязанности по управлению персоналом.

Какую пользу даст организации проведение аудита персонала? Аудит дает представление линейным менеджерам о вкладе их под разделений в успех фирмы, формирует профессиональный образ менеджеров и специалистов службы управления персоналом (У 11), помогает прояснить роль службы управления персоналом, что приводит к большей стабильности внутри фирмы. Наиболее важно, что он раскрывает проблемы и гарантирует согласие с многообразием законов. Этим объясняется увеличение интереса к аудиту персонала во многих странах в последние годы.

Итак, аудит персонала:

Показывает вклад кадровой службы в достижение конечных целей организации;

Повышает профессиональный имидж службы УП;

Стимулирует рост ответственности и профессионализма работников службы У11;

Уточняет права и обязанности службы УП;

Обеспечивает соответствие стратегии, кадровой политики и практики се реализации.

Выявляет основные кадровые проблемы;

Гарантирует постоянное соблюдение трудового законодательства;

Обеспечивает оптимизацию затрат на осуществление кадровых мероприятий и содержание службы управления персоналом;

Стимулирует прогрессивные нововведения в области управления персоналом;

Оценивае т систему информационного обеспечения кадровой работы организации.

С каждым годом исследования в области управления персоналом приобретают все большую важность по ряду причин:

Работа службы управления персоналом имеет большой юридический смысл для работодателей. Отказ от исполнения требований законов о равной занятости или безопасности труда может служить предметом служебных разбирательств и подвергнуть организацию искам;

Вложения в персонал увеличиваются, что обуславливает важность проблемы их окупаемости. Для большинства предпринимателей зарплата и льготы часто представляют главные операционные расходы. Неудачный план вознаграждений может быть дорогостоящим, даже гибельным в смысле выживания компании;

Деятельность службы управления персоналом помогает управлять производительностью организации и качеством рабочей жизни;

в условиях жесткой конкурентной борьбы за освоение новых рынков сбыта поваров, необходимости завоеваний популярности у покупателей, организации начинают все больше заботиться о создании своего позитивного имиджа. Л он складывается в том числе и из отношения организации к своим работникам, соблюдения их прав и гарантий. Таким образом, возрастающая сложность работы с персоналом диктует необходимость такого исследования.

Управление персоналом призвано обеспечить максимально эффективное взаимодействие человека и организации. Менеджер, налаживая это взаимодействие, должен знать и постоянно отслеживать характеристики личности, определяющие поведение человека в организации и параметры окружающей среды, влияющие на включение человека в деятельность организации, а также уметь применять методы эффективного управления людьми. К таким методам относятся:

Анализ работы (определение характера работы каждого сотрудника);

Планирование потребности в персонале и наем кандидатов на работу;

Отбор кандидатов;

Ориентация и обучение новых работников;

Управление вознаграждением и оплатой груда;

Обеспечение мотивации и льгот;

Оценка исполнения;

Общение;

Обучение и развитие;

Создание у работников чувства ответственности;

Здоровье и безопасность работников;

Работа с жалобами и трудовые отношения.

Внутрифирменное управление персоналом - это совокупность форм и методов воздействия на интересы, поведение и деятельность персона."!а (индивидов и групп) в целях максимального использования их интеллектуального и физического потенциала для получения эффективного резул ьтата.

Управление персоналом, его поведением, межличностными и групповыми отношениями - специальная и специфическая деятельность в системе управления организацией. Участниками процесса управления персоналом выступают: служба управления персоналом, руководители, сотрудники, совет предприятия (совет акционеров в случае акционерного общества).

Каждый из этих участников вносит свой вклад в менеджмент персонала, являясь субъектом и/или объектом управления. Каждый выполняет определенные задачи как в деловой сфере, так и в сфере взаимоотношений.

Концепция управления персоналом - это концентрированное выражение методологии менеджмента в той се части, которая составляет содержание социально-экономической стороны управления организацией и имеет непосредственное отношение к человеку. Таким образом, управление персоналом используется в аспектах:

Функций, которые специальная группа людей (работники службы управления персоналом) выполняет внутри организации;

Управленческой силы организации, включающей как аппарат управления ею, так и линейных менеджеров.

Главная функция руководства персоналом - непосредственное повседневное руководство людьми в процессе достижения основных, стратегических целей организации. Этой области управления персоналом присущи следующие особенности:

постоянство и непосредственность общения с работниками. В течение всего рабочего времени сотрудники находятся в поле действия руководителя, несущего о тветственность за их деятельность;

основополагающий характер управленческих функций. Деятельность руководителей непосредственно направлена на реализацию главных целей организации;

относительно большой объем властных полномочий. Власть линейных руководителей по отношению к подчиненным намного превосходит нрава функциональных менеджеров.

Субъект руководства персоналом - линейные руководители всех уровней. Линейный руководитель может эффективно выполнять свою работу по распределению и умелому использованию человеческих ресурсов, находящихся в его распоряжении, если его функции четко описаны и хорошо воспринимаются персоналом. Если его новая работа существенно отличается от предыдущих занятий, вполне вероятно, что некоторые линейные руководители будут обеспокоены той ответственностью, которая возлагается на них.

Основные функции, выполняемые менеджерами: планирование, организация, управление персоналом, руководство, контроль. Вместе эти функции представляют собой процесс управления:

планирование: постановка целей и стандартов, разработка правил и последовательности действий, разработка планов и прогнозирование некоторых возможностей в будущем;

организация: постановка определенных задач перед каждым подчиненным, разделение на отделы, делегирование части полномочий подчиненным, разработка каналов управления и передачи информации, координация работы подчиненных;

управление персоналом: решение вопроса об определении стандарта для подходящих кандидатов, подбор подходящих работников, отбор работников, установка стандартов работы, компенсации работникам, оценка выполнения работ, консультирование работников, обучение и развитие работников;

руководство: решение вопроса, как заставить работников выполнять свою работу, оказание моральной поддержки, мотивация подчиненных;

Контроль: установление таких стандартов, как квота продаж, качество, уровень продуктивности, проверка соответствия выполнения работ этим стандартам, их корректировка при необходимости.

Главная функция управления персоналом - эго обеспечение выживаемости организации путем формирования и развития ее кадрового потенциала более высокими темпами, чем изменяется внешняя среда этой организации. Эта функция имеет следующие особенности:

фрагментарность, эпизодичность или непостоянство работы с каждым отдельным сотрудником. Службы персонала занимаются отдельными работниками в основном по мере необходимости, начиная с маркетинга и найма и заканчивая увольнением или оформлением ухода на пенсию;

преимущественно вспомогательный характер деятельности. Работа с кадрами заключается в отборе, обучении, консультировании и т. п. персонала, но не в непосредственном руководстве им;

сравнительная ограниченность властных полномочий. Менеджеры по персоналу (функциональные менеджеры) в целом обладают меньшим объемом власти, чем линейные менеджеры, прямые руководители.

Таким образом, руководство персоналом и управление им теснейшим образом взаимосвязаны. В современном мире наблюдается тенденция к их сближению, интеграции. Однако эти две важнейшие сферы управления людьми имеют и существенную специфику, различаясь функционально и институционально. Главные задач и управления персоналом:

Конструирование практики управления персоналом, т. е. разработка теории, стратегии, техники, способов и средств управления персоналом;

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение
1. Теоретические аспекты организации аудита в системе управления персоналом

1.1 Аудит системы управления персонала
1.2 Оценка внешней эффективности системы управления персоналом

2. Практический анализ места аудита в системе управления персоналом

2.1 Общая характеристика предприятия
2.2 Проведение аудита
2. 3 Аудит численности персонала на примере ОАО «Оргсинтез»
2. 4 Коэффициент использования рабочих мест

3. Разработка мероприятий по оптимизации системы управления на основании данных аудита
З аключение
С писок используемой литературы

Введение

Аудит функции (системы) управления персоналом - это процесс всестороннего анализа всех элементов управления персоналом компании, способов взаимодействия всех участников данного процесса, порядка постановки задач, порядка выполнения работ и отчетности, а также оценка легитимности тех критериев, по которым принимается то или иное решение об эффективности системы управления персоналом.

Практика проведения аудита в различных компаниях также различна. Его могут проводить сами сотрудники службы управления персоналом, руководители компании или привлеченные эксперты (консультанты). Последние дают наиболее незаинтересованную, независимую, но иногда и наименее качественную информацию, поскольку они не всегда способны достаточно глубоко вникнуть в то, что творится в компании - не все в компании документируется и не вся документация соответствует действительности. Аудит проводится периодически - раз в несколько лет, раз в год или раз в квартал, в зависимости от того, насколько динамично развивается компания.

Целью курсовой работы является рассмотрение место аудита в системе управления персоналом.

Объектом исследования является аудит.

Предметом исследования явился процесс система управления персонала.

Исходя из цели исследования, вытекают следующие задачи исследования:

Рассмотреть теоретические аспекты организации аудита в системе управления персоналом;

Выявить практический анализ места аудита в системе управления персоналом;

Разработка мероприятий по оптимизации системы управления на основании данных аудита.

Теоретическая и методологическая основа исследования. Теоретической и методологической основой исследования явились труды отечественных и зарубежных ученых по аудиту и анализу деятельности организаций, законодательные и нормативные акты Российской Федерации по вопросам организации аудита в системе управления персоналом. Особое внимание было уделено работам таких отечественных и зарубежных авторов, как А. Апчерч, В.Г. Артеменко, И.Т. Балабанов, С.Б. Барнгольц М.В. Белендир, С. Брег, М.А. Вахрушина, Л.Т. Гиляровская, А. Дайле, О.В. Ефимова, М.Н. Крейнина, В.В. Ковалев, С.А. Рассказова-Николаева, В.В. Рыжова, Г.В. Савицкая, А.Е. Суглобов, Р.С. Сайфуллин, А.Д. Шеремет, К.В. Щиборщ и др.

В процессе исследования применялись экономико-статистический метод, методы группировок, комплексного анализа, сравнительного и факторного анализа, а также другие приемы научного исследования.

1. Теоретические аспекты организации аудита в системе управления персоналом

1.1 Аудит системы управления персонала

Комплексный аудит системы управления персоналом является трудоемким процессом, в который включено большое количество субъектов аудита, поэтому организацию работы по его проведению целесообразно начать с разделения обязанностей между субъектами по проведению аудита отдельных элементов системы управления персоналом. Например, высшее руководство осуществляет анализ факторов внешней и внутренней среды, влияющих на управление персоналом в организации, консультанты и представители профсоюза оценивают состояние взаимосвязей системы управления персоналом с другими подсистемами управления организацией и всей системой в целом, а также выявляют противоречия в интересах субъектов управления персоналом, оценивают уровень гармонизации социально-трудовых отношений. Служба управления персоналом организует весь процесс аудита, готовит методики и инструментарий, консультирует участников аудита по вопросам его проведения, оказывает помощь в проведении специальных исследований, регулирует потоки поступающей информации, обобщает ее и анализирует. Линейные руководители проводят аудит трудового потенциала, организации трудовых процессов и функций управления персоналом в своих подразделениях. Полученную информацию служба обобщает и анализирует с учетом взаимосвязи элементов системы управления персоналом, ее ресурсного обеспечения и дает промежуточное заключение об уровне управления персоналом в организации. Аудиторская группа (высшее руководство, консультанты, руководитель службы УП), обобщив и проанализировав всю информацию об управлении персоналом, оформляет аудиторское заключение. В каждой конкретной организации распределение обязанностей по проведению аудита может быть различным, но его проведение силами только службы управления персоналом малоэффективно. Во-первых, это трудоемкий процесс, а во-вторых, службе, организующей и выполняющей работу по управлению персоналом, трудно абстрагироваться и оценить результаты своей деятельности объективно.

Наиболее трудным и ответственным является подготовительный этап. В рамках этого этапа нужно не только сформировать аудиторскую группу из квалифицированных специалистов, но, что особенно важно, разработать методическое обеспечение комплексного аудита. Оно должно включать: методику проведения аудита, перечень основных критериев и показателей оценки по основным направлениям аудита, содержать перечень организационных документов, которые можно использовать в ходе аудита, и специальных форм для сбора информации, схему коммуникаций между участниками аудита.

Схема коммуникаций является важнейшим инструментом аудита, поскольку позволяет отслеживать информационные потоки и своевременно обобщать промежуточную аудиторскую информацию, координировать и корректировать дальнейшие действия, а также избежать повторного сбора информации. В рамках подготовительного этапа составляется временной график проведения аудита, желательно с понедельной разбивкой.

Принятая практика выделения рабочей недели является объективным временным критерием выполнения работ. При хорошо продуманной и организованной процедуре аудита ее продолжительность не должна занимать более 1,5 - 2 месяцев. Эти сроки позволяют соблюсти требование получения оперативной информации для принятия управленческих решений. Проводить аудит системы управления персоналом наиболее целесообразно в конце отчетного года (ноябрь-декабрь), это позволит учесть полученные результаты при планировании работы на следующий год.

Основной этап аудита системы управления персоналом представляет собой совокупность действий аудиторов, направленных на получение достоверной и оперативной информации об управлении персоналом по составляющим комплексного аудита.

Как уже говорилось выше, целью комплексного аудита системы управления персоналом является оценка ее фактического состояния и уровня его соответствия организационному развитию фирмы, ее стратегии и целям в конкретных условиях деятельности, т.е. с учетом влияния факторов внешней и внутренней среды.

Получить объективное представление о состоянии системы управления персоналом и уровне ее развития в конкретной организации нельзя без учета силы влияния факторов среды, к которым относятся внешние, внутриорганизационные и внутрисистемные факторы, поэтому начать аудит следует с анализа этих факторов.

Примеры воздействия факторов среды на управление персоналом представлены в таблице 1.

Таблица 1 Степень влияния факторов среды на систему управления персоналом

Противоречия	Влияние на эффективность управления персоналом
1. Между стратегическим, оперативным и текущим управлением персоналом	Несоблюдение баланса между стратегическим, оперативным и текущим управлением ведет либо к невыполнению текущих рабочих заданий и потере прибыли, либо к дополнительным затратам на управление персоналом вследствие нецеленаправленного развития системы УП, высокой текучести персонала и снижению конкурентоспособности фирмы на рынке труда и др.
2. Между функциями управления персоналом	Рассогласование целей развития отдельных элементов приводит к противоречиям между функциями, неравномерному и разнонаправленному развитию элементов, рассогласованности в выполнении функций, нарушению методологических принципов в системе и ее неэффективности
3. Между объектами системы управления персоналом (отдельными качествами работника, отдельными работниками и коллективом, социальными группами, целевыми объектами управления персоналом)	Несоответствие характеристик работника профессиональной деятельности, условиям труда в конкретной организации, принятой культуре и т.д. ведет к неэффективной индивидуальной деятельности. Несоответствие индивидуальных качеств работника статусу его рабочего места ведет к низкой производительности труда, трудовой активности. Низкий уровень взаимодействия работника с коллективом снижает уровень кооперации труда, подрывает отношения сотрудничества, взаимопомощи, традиции. Противоречия между группами персонала снижают эффективность групповой работы и вызывают противоречия в реализации функций управления персоналом. Приоритет отдельных целевых объектов управления (результативность труда, трудовое поведение и отношение к труду) может привести к стимулированию выполнения краткосрочных заданий или поощряемого поведения в ущерб достижению среднесрочных и долгосрочных целей, а также различному уровню развития системы и затрат на ее функционирование
4. Между субъектами и объектами системы управления персоналом	Чаще всего эти противоречия ведут к конфликтам между работниками и работодателями, что ведет к дестабилизации социально-психологического климата, повышению текучести персонала, а следовательно, к увеличению затрат на управление персоналом и поддержание системы в равновесии

Аудитор должен рассмотреть состав и количество факторов и оценить силу их воздействия на систему управления персоналом, поскольку полученная информация позволяет:

· выбрать оптимальный для организации подход, концепцию, общие принципы и стратегию управления персоналом, которые полнее бы соответствовали условиям функционирования организации;

· оценить существующее положение в управлении персоналом с точки зрения его адекватности сложившейся ситуации;

· определить направления в изменении действующей системы управления персоналом в соответствии с изменениями в действии факторов;

Кроме того, это знание позволит аудитору дать более объективную оценку уровню развития системы управления персоналом. Например, очень часто на предприятиях не придается должного значения работе с персоналом: высшее руководство может признавать значимость управления персоналом, но при этом не учитывает его реальное влияние на конечные результаты деятельности компании, не выделяет ресурсы службе для решения важнейших задач управления персоналом. Поэтому можно не удивляться тому, что аудит покажет низкий уровень и качество управления персоналом в компании (отсутствие работы в рамках отдельных функций управления персоналом, низкий уровень удовлетворенности трудом, невысокую производительность труда). Аудитору для вынесения решения важно сравнить существующие возможности управления персоналом с фактическим объемом и качеством работы в этой сфере.

Анализ количества и силы влияния факторов на управление персоналом позволит аудитору оценить объективную потребность в данном виде деятельности в конкретной организации, а также поможет описать идеальную модель управления персоналом для фирмы, которую затем можно использовать для сравнения с фактическим состоянием системы. Описание идеальной для конкретной организации модели управления персоналом с учетом организационно-технических, коммерческих, экономических, социально-психологических аспектов является важнейшим инструментом проведения аудита. Если описание составляется впервые, то к данному процессу обязательно следует подключить квалифицированных внешних консультантов, высшее руководство и ведущих специалистов компании, а также специалистов службы управления персоналом. Если в компании уже создано описание модели управления персоналом и закреплено формально в таких документах, как стратегия и политика управления персоналом, положение об управлении персоналом, стратегический и оперативный планы управления персоналом, то аудитору (или группе аудиторов) нужно оценить уровень соответствия описанной в них модели изменившимся условиям среды. В случае отклонения нужно внести корректирующие поправки в организационные документы и учесть их при разработке новых планов.

Получив, таким образом, эталон системы управления персоналом в конкретной организации, можно переходить к оценке отдельных элементов системы, их взаимосвязи и взаимовлияния с учетом предлагаемой последовательности действий.

1.2 Оценка внешней эффективности системы управления персоналом

Начать аудит целесообразно с оценки внешней эффективности системы управления персоналом.

Словарь управления персоналом. Внешняя эффективность системы управления персоналом - взаимодействие системы управления персоналом с внешними субъектами (службой занятости, инспекцией по труду, кадровыми и рекрутинговыми агентствами, консультантами), а также ее взаимодействие с другими подсистемами управления организацией и всей системой управления в целом.

Так, аудит уровня коммуникаций с внешними субъектами управления персоналом нужно начать с определения тех субъектов, с которыми организация поддерживает постоянные отношения. От того, насколько эффективно осуществляются эти взаимодействия, зависит уровень эффективности не только управления персоналом, но и эффективности деятельности всей организации.

Например, отношения с органами государственной власти в лице сотрудников инспекции по труду необходимо строить на основе заключения договоров о проведении внешней или внутренней ревизии исполнения трудового законодательства. Если организация не имеет серьезных нарушений, ее имидж значительно повышается, при этом расширяются возможности сотрудничества с органами местной власти по вопросам участия в реализации социальных программ, получения дополнительных льгот или субсидий на социальные цели.

На этом этапе аудита важно оценить уровень этих взаимодействий на основе критериев и показателей, рассмотренных в предыдущей статье, а именно круга вопросов, решаемых с помощью внешних субъектов и их результативности за рассматриваемый период.

Следующим шагом аудитора является изучение механизмов внутриорганизационного включения системы управления персоналом в систему управления организацией. Это направление аудита должно дать информацию о вкладе управления персоналом в результаты хозяйственно-экономической деятельности компании и о наличии резервов повышения эффективности системы, выявить противоречия в интересах субъектов и т.д.

В ходе аудита влияния системы управления персоналом на хозяйственно-экономическую деятельность фирмы важно оценить наличие планов мероприятий по управлению персоналом и бюджет, выделенный на их осуществление. На основе конкретных мероприятий можно рассчитать интересующие аудитора экономические показатели (рост производительности труда, прирост объемов продаж, рост прибыли и т.д.).

На следующем шаге рассматриваются противоречия между системой управления персоналом и подсистемами управления организацией. Аудит должен включать контроль и анализ экономических, организационных, социально-психологических, юридических противоречий. Поскольку противоречия проявляются в комплексе, то следует определить причины их возникновения. Наиболее часто причинами противоречий выступают цели и задачи, ограниченные ресурсы, перераспределение функций, обязанностей и полномочий (объема власти), плохо организованные коммуникации, а также это могут быть несовпадающие темпы развития подсистем, выдвигаемые ими требования и ограничения к деятельности других подсистем.

Обобщив полученную информацию о взаимодействии системы управления персоналом с отдельными подсистемами, можно перейти к оценке ее взаимодействия с системой управления в целом. Это можно сделать с помощью анализа целей, стоящих перед системой, с точки зрения их состава, структурированности и соответствия стратегии и политике управления персоналом, принятой в организации.

Для получения информации можно провести интервью с руководителем организации и руководителем службы, проанализировать документы. Для анализа можно использовать метод построения "дерева целей", классификацию целей по функциям управления персоналом или иным признакам. После установления количества целей управления персоналом, их соподчиненности следует рассмотреть фактически реализуемые специальные функции управления персоналом в конкретной организации.

Затем следует проанализировать противоречия, возникшие между системой управления персоналом и системой организации в целом. Основой этого анализа станут уже полученные ранее данные о противоречиях между подсистемами организации и системой управления персоналом, а также данные о возможных противоречиях в целях, механизмах их установления, принятых критериях для оценки системы управления персоналом и выделенных ресурсах для функционирования системы.

Аудит противоречий между системой управления персоналом и системой управления организацией позволяет получить информацию для оценки уровня согласования интересов между различными внешними по отношению к системе управления персоналом субъектами, участвующими в процессе управления персоналом. Для выявления причин скрытых противоречий анализ необходимо строить на основе оценки частоты коммуникаций, формализации отношений между субъектами управления персоналом и достижения ими взаимовыгодных результатов.

Если того требуют цели аудита, то заканчивать аудит внешней эффективности системы управления персоналом лучше всего анализом гармонизации социально-трудовых отношений в организации. Он заключается в оценке социальной политики организации и формировании эффективной системы социальной защиты интересов участников социально-трудовых отношений. Следовательно, задачей данного вида аудита является определение степени реализации социальной политики компании, наличия социальных конфликтов, их причин и механизмов разрешения в организации.

Поскольку вопросы исполнения трудового законодательства являются предметом самостоятельных проверок (ревизий) инспекций труда РФ, то в ходе комплексного аудита можно использовать их результаты, при условии, что ревизия проходила в отчетном периоде.

Основой аудита может стать анализ содержания и исполнения коллективного договора, принятого в организации.

Завершить анализ внешней эффективности системы управления персоналом следует подведением промежуточных итогов. Аудиторы должны обобщить полученную информацию, сделать предварительное заключение об уровне взаимодействий с внешними по отношению к системе управления персоналом субъектами и влиянии факторов среды и оценить степень их влияния на внутреннюю эффективность системы. Если количество проблем и противоречий велико, то последующий аудит системы управления персоналом нецелесообразен, поскольку только подтвердит негативное воздействие на систему внешних факторов и ее неэффективность.

аудит ревизия персонал

2. Практический анализ места аудита в системе управления персоналом

2.1 Общая характеристика предприятия

ОАО «Оргсинтез» является одним из крупнейших предприятий лесохимической промышленности в России. Наш завод был создан на базе канифольно-терпентинового завода, основанного в 1929 г. В настоящее время ОАО «Оргсинтез» производит и реализует высококачественную продукцию из живицы сосновой, талловой канифоли, плотно работает с предприятиями лакокрасочной промышленности России и зарубежья.

В 2009г. заводу исполнилось 80 лет. Это целая история, запечатленная в сердцах нескольких поколений, которые, cменяя друг друга, работали и сегодня работают на предприятии.

Цеха, в которых постоянно идет модернизация оборудования, собственные ТЭЦ, автопарк и железнодорожная ветка, квалифицированный персонал позволяют нашему предприятию сохранять стабильное положение на рынке даже в трудные времена.

Высокое качество продукции - это аксиома для завода. Оснащенная современным оборудованием лаборатория, а также системы качества, признанные на международном уровне позволяют всесторонне контролировать качество нашей продукции. Благодаря этому, продукция нашего предприятия пользуется спросом не только на территории РФ, но и в странах ближнего и дальнего зарубежья.

За время своего существования завод завоевал безупречную репутацию крупного и надежного производителя.

ОАО «Оргсинтез» - это уже известный бренд, олицетворение лидерства, стабильности, мастерства, передовых технологий и качества.

Завод и люди, которые здесь работают, - это бесценный концентрированный опыт, который накапливался на протяжении восьми десятков лет.

Основосоставляющими конкурентоспособности нашей организации являются:

1. Собственная сырьевая база: в собственности нашего предприятия находятся более 10 лесных хозяйств, расположенных на территории Нижегородской и Владимирской областей.

2. Собственная производственная база, наличие уникального оборудования, позволяющего производить продукцию в гранулированном виде.

3. Свободные производственные, технологические и энергетические мощности, гарантирущие развитие новых производств и технологий.

4. Собственная, обладающая богатым научно-исследовательским потенциалом, лаборатория, контролирующая качество каждой партии выпускаемых товаров и постоянно работающая над расширением ассортимента, ориентируясь на потребности рынка.

5. Грамотная кадровая политика, позволяющая эффективно организовать работу всех подразделений предприятия.

6. Индивидуальный подход к каждому клиенту. Наши специалисты всегда готовы оказать помощь в выборе продукта, исходя из требований технологии и особенностей производства.

2.2 Проведение аудита в системе управления персоналом ОАО «Оргсинтез»

До централизации заводы, входящие в состав ОАО «Оргсинтез», представляли собой бывшие государственные предприятия с несовершенной оргструктурой. Отсутствовало дерево целей и четкие регламенты, необходимые для обоснования управленческих решений в сфере HR и разграничения зон ответственности. В результате сотрудники кадровых служб заводов не принимали активного участия в подборе, адаптации и обучении работников, отсутствовала единая для всего холдинга модель мотивации персонала. Производство страдало от низкой квалификации рабочих, сильной текучести кадров и увеличения среднего возраста специалистов. А эффективность заводов была достаточно низкой.

Объединение разрозненных предприятий и создание вертикально-интегрированного холдинга с центром принятия решений в головной компании потребовало оптимизации системы управления персоналом. Для этого необходимо было провести аудиторскую проверку на всех заводах, дающую целостное представление о недостатках данной системы.

Ответственным за проведение аудита был назначен директор по персоналу (данная должность была образована в результате объединения предприятий в холдинг), обязанность же сотрудников кадровых служб заводов заключалась в предоставлении документации, а так же в проведение мероприятий, необходимых для полноценного проведения аудита.

Директором по персоналу был разработан некий план проведения аудита по всем направлениям (Аудит кадровых процессов, аудит кадрового потенциала, ролевой репертуар, аудит организационной структуры).

Таблица 1. Аудит кадровых процессов

Направления деятельности	Параметры диагностики
1. Планирование трудовых ресурсов	Оценка наличных ресурсов, целей, условий и перспектив развития организации, будущих потребностей в кадрах
2. Набор персонала	Описание способов распространения информация о потребности в персонале, используемых способов набора. Оценка результативности набора (финансовой и качественной). Оценка перспективного списка кандидатов на работу, обеспеченности вакансий кандидатами
3. Отбор персонала	Оценка результативности разработанной программы оценочных процедур. Анализ изменений кадрового потенциала организации
4. Разработка системы стимулирования	Анализ структуры оплаты труда, доли базовой и премиальной ставок, наличие схем, персонифицирующих выплаты в соответствии с эффективностью. Оценка соответствия разработанных принципов, структуры зарплаты и льгот условиям на рынке труда, производительности и прибыльности организации. Проведение сравнительных исследований, определение эффективной системы вознаграждения
5. Адаптация персонала	Описание используемых процедур адаптации, оценка их эффективности (количество работников, увольняемых в течение полугода, одного года, конфликты в подразделениях новичков). Описание проблем, возникающих в период адаптации
6. Обучение персонала	Анализ целей и используемых форм обучения. Оценка количества прошедших обучение (по темам). Анализ процесса сбора и распространения в организации информации о программах обучения. Анализ системы оценки эффективности обучения (выделение параметров оценки: с точки зрения затрат, количества персонала, практической ориентированности, программ, фактических результатов, изменения мотивации к труду и социально- психологического климата и т.д.)
7. Оценка трудовой деятельности	Оценка аттестации, периодичности её проведения, представляемых результатов и решений, принимаемых по результатам аттестации

8. Повышение, понижение, перевод, увольнение	Оценка эффективности используемой системы кадрового мониторинга, адаптация компьютерных методов кадрового мониторинга. Оценка результативности методов планирования карьеры
10. Мониторинг социально-психологической ситуации и организация коммуникации внутри предприятия	Диагностика кадровых процессов и социально-психологического климата, оценка уровня социальной напряженности в организации. Диагностика организационной культуры, типа управленческой команды, оценка уровня их соответствия другим элементам организации (целям, структуре, технологии, финансам, системе управления, кадровому составу). Определение потребности в подготовке и реализации программ развития внутриорганизационной коммуникации

Среди процессов, существенно влияющих на формирование кадрового потенциала, можно выделить:

* процесс профессионального развития;

* процессы внутрифирменной коммуникации

* процессы управления.

В результате анализа собранной информации наметились общие проблемные зоны в управлении персоналом:

1) Отсутствовала перспективная стратегия управления персоналом и кадровой политики. Это выражалось в отсутствии планирования набора персонала, сроков закрытия вакансий, неотлаженной системе поиска специалистов, отсутствии системы обучения и адаптации новых специалистов.

2) Действующие нормативные документы (должностные инструкции, положения об отделах) не отражали реального выполнения работ и нуждались в редактировании. Существовали дублированные участки работы, которую выполняли различные подразделения.

3) Линейные руководители не вполне осознавали стоящие перед ними цели и задачи. Кроме того, данные сотрудники не понимали, кому они подчиняются и какими документами должны руководствоваться в своей деятельности. Проблемой же руководителей высшего звена была неспособность принимать решения по оптимизации оргструктуры и ротации персонала, в чем была острая необходимость.

4) Специалисты, имеющие большой стаж работы в конкретной области, не передавали знания молодым сотрудникам, т.к. не существовало никакой системы передачи знаний. 5) Заработная плата была невысокой по сравнению со среднерыночной, отсутствовали перспективы карьерного роста.

6) Присутствовала децентрализация функций управления персоналом: механизм передачи информации от заводов в управляющую компанию не был отлажен и закреплен в документах.

7) Сотрудники отелов кадров на местах были некомпетентны, в т.ч. в вопросах трудового законодательства. Они вручную вели учетные унифицированные документы по устаревшим образцам. Это происходило из-за того, что автоматизация отсутствовала, а курсы повышения квалификации не оплачивались руководством.

В современных условиях высокоразвитого производства, оснащенного сложной техникой, необходим научный подход к организации труда на рабочих местах. Рационально организованное рабочее место обеспечивает условия труда, правильное построение трудового процесса, избавляет от лишних и неудобных движений, позволяет сократить затраты времени, улучшить использование оборудования, повысить качество выполняемой работы, обеспечить сохранность оборудования.

В целях обеспечения этого, организация труда предполагает осуществление комплекса мероприятий:

1. разработка перечня работ и операций основного производства и установление последовательности их выполнения;

2. подбор, профессиональная подготовка и расстановка кадров, четкое определение обязанностей каждого работника;

3. организация и оснащение рабочих мест, обеспечивающие эффективное выполнение каждым работником, производственных заданий;

4. внедрение наиболее рациональных приемов и методов выполнения работ;

5. создание необходимых санитарных и производственно-бытовых условий, обеспечивающих гигиену и безопасность труда, регламентация режимов труда и отдыха работников;

6. установление норм труда и его оплаты, выбор форм морального и материального стимулирования роста производительности труда.

2. 3 Аудит численности персонала на примере ОАО «Оргсинтез»

Развитие рыночных отношений диктует необходимость в более рациональном использовании трудовых ресурсов. Достаточная обеспеченность предприятий нужными трудовыми ресурсами, их рациональное использование, высокий уровень производительности труда имеют большое значение для увеличения объемов продукции и повышения эффективности производства. В частности, от обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами и эффективности их использования зависят объем и своевременность выполнения всех работ, эффективность использования оборудования, машин, механизмов и как результат объем производства продукции, ее себестоимость, прибыль и ряд других экономических показателей.

Основными задачами анализа являются:

Определение соответствия фактической численности отдельных категорий работников, плановой их численности;

Изучение динамики численности работников;

Изучение уровня квалификации кадров;

Изучение и оценка обеспеченности предприятия и его структурных подразделений трудовыми ресурсами в целом, а также по категориям и профессиям;

Определение и изучение показателей текучести кадров, выявление резервов трудовых ресурсов, более полного и эффективного их использования;

Определение влияния на численность работников различных режимов работы;

Выявление нерационального использования работников;

Источниками информации для анализа служат:

1. внешняя информация:

· сайт предприятия

· статистическая информация

· нормативы численности

2. информация организации:

· Штатное расписание

· Коллективный договор

· Положение о подразделении

Статистический анализ численности рабочих.

Кадровый состав предприятия и отдельно цеха был проанализирован выше. Теперь необходимо определить динамику среднесписочной численности рабочих ОАО «Оргсинтез» и выполнение плана, рассчитанные данные представлены в виде таблице.

Таблица 2Динамика и выполнение плана среднесписочной численности рабочих

Прошлый год

Отклонение

План от прошлого года

Факт от прошлого года

Факт от плана

Кол-во чел.

Руководители, специалисты

Общецеховый персонал

Всего ППП

Вывод: как видно из данной таблицы, структура численности отчетного года по сравнению с прошлым немного изменилась за счет уменьшения численности руководителей и специалистов, так и рабочих. Например, сокращение численности рабочих произошло из-за сокращения такой штатной единицы, как грузчик, занятый на разгрузке сырья. Сокращение произошло ввиду отсутствия надобности данного вида работников. Происходит снижение веса аппарата управления. Так, в 2009 году удельный вес аппарата управления в общей численности работников составлял 10 а в 2010 году - 8,7%. Исходя из этих же данных мы можем рассчитать оптимальную численность персонала и резерв для данного цеха.

Таблица 3

Показатели	Факт за прошлый год	Отчетный год	Отклонение	В % к прошлому году
				% выполне-ния плана	От прошлого года
1.Среднесписочная численность ППП
2. Количество принятых работников за год
3. Количество уволенных работников за год
4.Количество в т.ч. уволенных за нарушение трудовой дисциплины и по собственному желанию
5. Общее количество принятых и уволенных работников
6. Коэф-т по приему работников, %
7. Коэф-т по увольнению работников, %
8. Коэф-т общего оборота работников, %
9. Коэф-т текучети кадров, %

Числ опт. = Ч пл. общ. * Уд.вес мин. = 2036*23%=468 человек

Резерв = 515-468=47 человек.

Наиболее ответственный этап в анализе обеспеченности предприятия рабочей силой -- изучение ее движения.

Таблица 3 Приём и увольнение работников по предприятию

Коэф-т по приему по факту за прошлый год: (%)

Коэф-т по увольнению по факту за прошлый год: (%)

Коэф-т общего оборота по факту за прошлый год: (%)

Коэф-т текучести кадров по факту за прошлый год: (%)

Вывод: коэффициент по приему работников, по увольнению работников, общего оборота работников перевыполнили план, особенно это заметно в показателе уволенных работников, перевыполнение плана здесь составило более чем в 2 раза. Это объясняется сокращением численности штата, вызванное кризисной ситуацией в стране. Что касается текучести кадров, здесь наблюдается обратная тенденция, так как в период кризиса никто не хочет терять работу, и рынок предложения не так уж велик, чтобы сменить место работы.

2.3 Коэффициент использования рабочих мест

Таблица 4 Расчет коэффициента использования рабочих мест

Разряд рабочих Разряд работы

Вывод: из таблицы видно, что только в 253 случаях из 415 имеются совпадения разрядов рабочих с разрядами работ, что составляет всего 70%.

В 70 случаях (16,9%) рабочие выполняют работы выше своей квалификации, а в 92 случаях (22,2%) - ниже. Это говорит о не сто процентной загруженности работников по соответствующему ему разряду работ. Следует проводить анализ по каждому рабочему месту и выявлять причины такой ситуации. В следствие анализа может быть предложено такое мероприятие, как высвобождение штатной единицы или наоборот открытие вакансии.

3. Разработка мероприятий по оптимизации системы управления на основании данных аудита

На основе полученных данных был сформулирован набор рекомендаций по оптимизации системы управления персоналом в компании. В качестве основного направления изменений предлагался переход от документационного обеспечения кадровой деятельности и отдельных мероприятий по работе с персоналом, позволяющих решать только текущие задачи, к целенаправленному, системному управлению человеческими ресурсами.

Для дальнейшего развития и становления эффективной системы управления персоналом в формирующих структуру холдинга компаниях были определены следующие необходимые меры:

1) Унификация HR-стратегии в соответствии со стратегией компании, разработка единого подхода к управлению человеческими ресурсами:

Перераспределение полномочий в области управления между заводами и управляющей компанией;

Установление единой системы отчетности (отделы на заводе должны отчитываться перед руководителем управляющей компании, каждый по своему направлению).

Создание новых должностных инструкций, а так же назначение ответственных за дальнейший мониторинг изменения функциональных обязанностей и внесения этих изменений в новые Должностные инструкции.

Переведение кадрового делопроизводства на типовые унифицированные формы в соответствии с требованиями законодательства (автоматизация, т.е. установление комплексной программы по учету кадров)

2) Совершенствование процедур поиска, отбора и развития квалифицированных кадров:

Внедрение методов привлечения и удержания молодых сотрудников;

Создание смешанных бригад специалистов с чередованием 1+2:«молодой - старый - молодой»;

Создание на базе заводов учебных центров по обучению молодых специалистов;

Создание шкалы уровня оплаты, внедрение социальных льгот для опытных специалистов;

Размещение на официальных сайтах заводов информации о вакансиях;

Внедрение процедуры аттестации сотрудников.

3) Создание централизованной службы управления персоналом:

Проведение ротации в отделах кадров заводов;

Обучение сотрудников по вопросам поиска, отбора, мотивации персонала.

Внедрение системы отчетности по учету кадров;

Ежеквартальная проведения коучинга сотрудников отдела кадров, для повышения их квалификации.

На основе вышеперечисленных рекомендаций создана концепция системы управления персоналом на долгосрочную перспективу. В ней зафиксированы ожидаемые результаты компании до 2012 г., описаны цели и задачи организации вместе с процедурами их реализации.

Главное условие рыночной экономики -- это рост отдачи всех составляющих производства, в том числе и труда. То есть, выжить и успешно развиваться сможет только то предприятие, в котором максимально используются все имеющиеся ресурсы и резервы производства. При этом объектом современных отношений должен становиться и человек, его потребности и цели. Это главная производительная сила общества. Однако, нужно учесть, что для человека важно не только трудиться, но и ощущать результаты своего труда, добиваться успеха. В современном производстве наблюдается отчуждение работников от средств и результатов производства. Обезличка, уравниловка в отраслях достигли такого уровня, что создалась реальная угроза потерять высококвалифицированную рабочую силу, поэтому нужно восстановить и удержать ее.

Одними из основных направлений в улучшении использования трудовых ресурсов МПЦ, да и предприятия в целом могут быть:

1. Материальное стимулирование работников предприятия. В условиях рыночной экономики особо важное значение имеет мотивация труда, то есть необходимо повышение личной заинтересованности работников в конечных результатах производства. При этом стимулом производства являются экономические интересы работников как побудительные мотивы к труду. Необходимо поставить в зависимость заработную плату от результатов труда, то есть необходимо оказание стимулирующего воздействия оплаты труда работников. Кроме того, необходимо применение различных дополнительных выплат к основной части заработной платы, которые нужны для закрепления работников на своих рабочих местах (достойная оплата сверхурочной работы, работы в выходные и праздничные дни, ночное время; оплата работ, не входящих в обязанности; оплата отпусков, путевок, санаторного лечения и т.д.);

2. Совершенствование подготовки и переподготовки кадров. Причем, предприятие должно оплачивать курсы переподготовки кадров, т.к. для большинства работников они дорогостоящие (особенно экономическое и бухгалтерское направления).

3. Улучшение социальных условий работников, что будет способствовать росту материального благосостояния работников

4. Формирование трудовых отношений на основе заключения и реализации коллективных договоров и соглашений, мероприятия, направленные на сохранение и увеличение объема работ, числа рабочих мест. Только в этом случае экономика предприятия будет отражать интересы человека в сфере труда, от чего зависит и выход из кризиса.

Заключение

В условиях рынка выросли требования. В деятельности управления возникла новая информационная технология, появилась необходимость создания системы управления персоналий с более широкими функциями.

Меняющаяся хозяйственная среда ставит и опытных руководителей предприятий перед необходимостью по иному строить свои отношения с персоналом и управлять им, просчитывая все будущие шаги.

Руководителю необходимо знать, как решать проблемы, как умело и уместно использовать соответствующие технологии и методы управления персоналом. И если умелость подразумевает практическое овладение соответствующими навыками, то под уместностью понимают адекватность используемого метода ситуации в организации. В этом смысле известные на сегодня методы, технологии и процедуры управления персоналом могут быть объединены в три подгруппы: методы формирования кадрового состава, методы поддержания работоспособности персонала, методы оптимизации кадрового потенциала и реорганизации.

Управление персоналом должно осуществляться через согласование целей между сотрудниками и руководителем. Однозначные и ясные цели, которые по возможности должны обсуждаться и согласовываться с сотрудниками при составлении планов их деятельности, учет способностей сотрудников при утверждении рабочих целей, объяснений связи между целями работника, целями подразделений и целями предприятия в целом.

Роль и цели управления находятся в тесной связи между собой. Роль руководителя, занимающего определенную должность, представляет набор определенных поведенческих правил, меру его влияния и степень участия в целенаправленной деятельности.

С писок используемой литературы

1. Годин А.М. Статистика: Учебник.- М.: «Дашков и К», 2009.-472 с.

2. Гусаров В.М. Статистика: Учеб. пособие для вузов. - М.:ЮНИТИ- ДАНА, 2009.

3. Елисеева И.И., Юзбашев М.М. Общая теория статистики. - М.: Финансы и статистика, 2009.

4. Ефимова М.Р., Рябушкин М.Р. Общая теория статистики. - СПб., 2009.

5. Общая теория статистики / Под. ред. Спирина А.А., Башиной О.Э. - М., 2001.

6. Скляренко В.К. Экономика предприятия: Учебник / В.К. Скляренко, В.М. Прудников. - М. : ИНФРА-М, 2010. - 528 с.

7. Чернова Т.В. Экономическая статистика: Учебное пособие. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2009. 140 с.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Понятие, задачи и сущность аудита, его место в системе управления. Оценка внешней эффективности системы управления персоналом. Организация аудита менеджмента на предприятии. Мероприятия по оптимизации системы управления на основании данных аудита.

курсовая работа , добавлен 11.10.2015

Служба внутреннего аудита: понятие, цели, задачи и права. Характеристика законодательной и нормативно-правовой основы организации внутреннего аудита России. Анализ перспектив внутреннего аудита в системе управления организацией. Методы снижения рисков.

курсовая работа , добавлен 08.05.2011

Сущность аудита. Hеобходимость аудита. Сущность аудита и аудиторской деятельности. Принципы аудита. Виды аудита. Внутренний и внешний аудит. Аудит на соответствие требованиям. Финансовой отчетности и специальный аудит. Значение аудита в системе управления

курсовая работа , добавлен 10.04.2006

Цель и причина проведения аудита оплаты труда. Задачи при проведении аудита оплаты труда. Этапы аудита расчетов с персоналом по оплате труда. Оценка эффективности системы внутреннего контроля. Снижение рисков при проверках контролирующими органами.

презентация , добавлен 14.06.2015

Сущность и содержание аудита в условиях рыночных отношений. Стандарты аудита как основные документы, регламентирующие аудиторскую деятельность. Аудит расчетов с персоналом по оплате труда и анализ хозяйственного состояния фирмы ООО Кафе "Мечта-Сервис".

дипломная работа , добавлен 28.07.2011

Методологические основы аудита расчетов с персоналом по оплате труда. Организационно-экономическая и правовая характеристика ООО "КШЕНЬАГРО". Оценка системы внутреннего контроля расчетов с персоналом по оплате труда. Составление плана и программы аудита.

курсовая работа , добавлен 27.04.2010

Цели, задачи, функции, направление деятельности и структура службы внутреннего аудита (СВА). Основные показатели для оценки работы СВА. Проекты внутреннего аудита, его методология и технологии. Внешняя и внутренняя оценка эффективности работы СВА.

курсовая работа , добавлен 17.01.2012

Системы и формы оплаты труда в рыночных условиях. Объекты, задачи и источники информации аудита оплаты труда. Экономическая характеристика предприятия ООО "Стройтехмонтаж". Оценка организации синтетического и аналитического учета расчетов с персоналом.

курсовая работа , добавлен 23.11.2015

Роль, задачи, источники и значение аудита расчетов с персоналом по оплате труда. Методики аудита операций по оплате и расчетам с персоналом; организация аудиторской выборки и проверка расчетных операций. Оценка результатов аудиторских доказательств.

курсовая работа , добавлен 25.10.2012

Составление программы и плана аудита расчетов с персоналом по оплате труда. Расчеты с персоналом по оплате труда на Коммунальном унитарном предприятии "Городской молочный завод № 1". Совершенствование аудита расчетов с персоналом по оплате труда.

Роль аудита в управлении мотивацией к труду

Кароч, будешь плохо работать и аудитор об этом прознает – мигом вылетишь с работы. Мотивирует.

Целью аудита службы управления персоналом является определение уровня эффективности и качества организации работы с персоналом в соответствии с целями и стратегией управления персоналом.

Основной объект аудиторского анализа – служба управления персоналом – это специализированное структурное подразделение в системе управления организацией, призванное организовать работу с персоналом в соответствии с избранной политикой и стратегией. Как правило, она включена в систему общего руководства организацией, ее нельзя рассматривать изолированно от управленческой структуры. Но специфика деятельности службы управления персоналом заключается в том, что, с одной стороны, она поддерживает реализацию общих управленческих действий и решений, а с другой стороны, самостоятельно выдвигает идеи и принимает решения, направленные на развитие бизнеса за счет наилучшего управления персоналом.

Аудит службы управления персоналом включает четыре основных направления и проводится в несколько этапов.

1. Оценка типа кадровой службы на основе оценки ее статуса и места в организационной структуре организации, отношения к ней высшего руководства и работников и др.

При проведении аудита службы управления персоналом следует учесть, что в практике работы современных организаций существует несколько вариантов ее деятельности. Принято различать прогрессивный, адаптивный, переходный, традиционный типы кадровой службы . Тот или иной тип говорит об уровне организационного развития службы, составе ее основных функций и степени их реализации, а также определяет отношение руководства к деятельности по управлению персоналом в организации. Знание этого позволяет судить об общем уровне развития системы управления персоналом. Например, традиционный тип кадровой службы обычно представлен в организации отделом кадров, который часто подчинен заместителю директора по общим вопросам. Такой отдел выполняет ограниченное число функций управления персоналом, связанных с приемом и увольнением работников, их учетом, а также предоставлением информации о персонале внешним субъектам. Это говорит о невысоком уровне развития данной подсистемы управления организацией и существенных резервах роста ее эффективности и развития.

Установить тип кадровой службы можно с помощью следующих показателей:

1. Уровень централизации управления персоналом :

― количество самостоятельных подразделений, выполняющих отдельные функции управления персоналом (уровень изолированности и разрозненности), например, в крупных компаниях в управлении персо-налом участвуют такие структурные подразделения, как отдел труда и за-работной платы, отдел охраны труда и техники безопасности, учебные центры, отделы социального развития и др.;

― наличие (отсутствие) единого центра управления отдельных специализированных субъектов управления персоналом, в отдельных случаях на предприятиях функционируют целевые подразделения, но под единым руководством службы управления персоналом.

2. Наличие стратегии и политики управления персоналом , которое оценивается в данном случае с точки зрения формального закрепления и доведения до всех руководителей и работников организации; например, в организациях малого бизнеса политика и стратегия управления персоналом редко бывают описаны и закреплены в специальных документах, но и руководители, и работники знают об основных целях фирмы в отношении ее персонала и согласны с ними.

3. Количество выполняемых функций управления персоналом . Например, чем больше специальных функций включено в сферу деятельности специалистов по управлению персоналом, тем сложнее системные взаимосвязи, тем больше объем выполняемых работ, выше квалификация специалистов и статус службы.

4. Отношение к службе управления персоналом высшего руководства и работников организации .

Оценка деятельности службы высшим руководством проводится по следующим критериям:

― степень участия в достижении целей организации (качество взаимодействия с внешними субъектами управления персоналом (службой занятости, инспекцией по труду, отраслевыми профсоюзами, кадровыми агентствами, учебными заведениями и т.п.); величина вклада в полученные результаты работы организации за период);

― качество информации, выдаваемой службой высшему руководству (ее достоверность, скорость предоставления, полнота);

― эффективность использования кадрового бюджета;

― мнение высшего руководства об эффективности деятельности службы.

Оценку деятельности службы работниками организации можно провести, используя следующие критерии:

― количество обращений в службу работников;

― быстрота выполнения запросов, адресуемых службе работниками организации;

― качество консультаций по кадровым вопросам;

― доверительность взаимоотношений с работниками;

― готовность службы к сотрудничеству с работниками при решении кадровых проблем и др.

5. Статус и место службы в организационной структуре :

― уровень иерархии, занимаемый службой управления персоналом в организации;

― статус подразделения (лица), которому подчиняется служба;

― объем фактической власти и полномочий;

― соответствие роли службы управления персоналом уровню развития организации.

2. Оценка уровня эффективности управленческой деятельности службы управления персоналом , под которой понимается выполнение функций общего управленческого характера (планирования, организации, координации и контроля работы по управлению персоналом).

От того, как организовано выполнение данных функций, зависит результат управленческой деятельности. Например, часто руководство компании стремится контролировать работу по управлению персоналом, но при этом сталкивается с трудностями в выборе критериев оценки, норм и стандартов управления персоналом. Такое положение свидетельствует об отсутствии концепции и стратегии управления персоналом.

На этом этапе необходимо проанализировать:

1. Уровень организации планирования работы по управлению персоналом , который может быть оценен с помощью следующих показателей:

― наличие концепции и планов по управлению персоналом, степень их увязки с планами развития организации;

― закрепление обязанностей по планированию кадровых мероприятий за отдельными сотрудниками;

― количество участников в процессе планирования работы по управлению персоналом, их статус и объем полномочий;

― участие высшего руководства организации в разработке планов по управлению персоналом;

― фактический уровень исполнения планов и бюджетов.

2. Уровень организации работы службы управления персоналом можно оценить с помощью следующих показателей:

― наличие и качество должностных инструкций специалистов службы;

― уровень развития материально-технической базы службы управления персоналом;

― уровень организации и технической вооруженности труда сотрудников службы;

― уровень организации коммуникаций между подразделениями по вопросам управления персоналом (количество обращений в службу руководителей структурных подразделений, качество принимаемых решений и др.);

― трудоемкость реализации функций управления персоналом;

― меры по оптимизации кадровых технологий, методов, процедур и др.

3. Уровень координации действий внутри службы управления персоналом можно оценить с помощью показателей:

― уровень разделения обязанностей и ответственности за выполнение работы между специалистами службы;

― уровень согласования совместных действий специалистов службы, высших и линейных руководителей.

4. Уровень организации контроля работы службы по управлению персоналом :

― наличие положения об организации контроля деятельности службы управления персоналом, определяющего сроки, исполнителей, сферы контроля;

― виды контроля, используемые службой управления персоналом (предварительный, текущий, заключительный);

― наличие графиков контрольных мероприятий;

― наличие разработанных инструментов контроля (формально закрепленных критических точек контроля, стандартов, планов, технологий аудита и др.);

― закрепление обязанностей по контролю функций за отдельными исполнителями;

― факты проведения заседаний экспертных комиссий, специальных социологических исследований;

― наличие отчетов о состоянии управления персоналом в организации, факты информирования работников о результатах контроля.

3. Оценка уровня и качества проектирования и развития службы управления персоналом . При этом оценивается качество проектирования внутренней структуры службы, степень ее централизации. Например, некоторые крупные предприятия практикуют закрепление функций управления персоналом за различными подразделениями (отделом кадров, от-делом труда и заработной платы, центром подготовки рабочих, социологической службой и др.), которые не входят в единую службу, что часто приводит к неисполнению или дублированию функций управления персоналом, разобщенности и бессистемности действий, а также дополни-тельным затратам.

Это состояние можно оценить с помощью следующих критериев:

― соответствие типа организационной структуры службы управления персоналом специфике деятельности организации, ее размерам, уровню организационного развития; это соответствие можно определить путем сравнения типа организационной структуры предприятия с типом структуры службы;

― уровень распределения прав и ответственности по выполнению функций управления персоналом между подразделениями службы;

― соответствие численности специалистов службы трудоемкости выполняемых ими работ;

― наличие иерархии в службе и соответствие объема полномочий отдельных подразделений службы уровню иерархии;

― наличие планов развития службы управления персоналом и др.

4. Оценка уровня квалификации специалистов, работающих в службе управления персоналом , который существенным образом влияет на качество выполнения работы. При анализе используются следующие критерии и показатели:

1. Образовательный уровень специалистов службы:

― соответствие профиля образования выполняемой работе.

― соответствие уровня образования выполняемой работе.

2. Стаж работы в организации.

3. Возрастная структура работников службы.

4. Наличие у работников службы специфических качеств, определяемых профессиональными особенностями, например, таких качеств, как способность к сотрудничеству, ответственность, знание методов мобилизующего воздействия на коллектив, техники публичного выступления и т.д.

5. Частота повышения квалификации сотрудниками, направления специализации знаний.

6. Уровень мотивации труда сотрудников службы.

Аудит кадрового делопроизводства направлен на проверку соответствия ведения кадровой документации организации нормам трудового законодательства и иных правовых актов, обязательных для исполнения на территории РФ, выявление и исправление допущенных нарушений, а также предотвращение негативных последствий этих нарушений. Помимо этого проверяется качество основных документов, регламентирующих работу персонала.

Заключительный этап кадрового аудита – оформление отчета о его проведении . Отчет составляется в свободной форме, разработанной аудитором или непосредственно организацией. В нем должны быть отражены данные о текущем состоянии кадрового делопроизводства, о выявленных недостатках, о рекомендуемых мерах для их устранения и установлено, достигнуты ли цели аудита.

Все ли у нас хорошо? Сколько нам нужно поставить за работу - "пятерку" или "троечку"? Наверное, зависит от того, как оценивать работу менеджера по персоналу и по каким критериям. Есть ли у нас проблемы, работаем ли в соответствии с планом, достигаем ли целей, правильно и оптимально ли работаем, и вообще, те ли задачи мы перед собой ставим? На эти вопросы должен ответить аудит функции управления персоналом.

Аудит функции (системы) управления персоналом - это процесс анализа системы управления персоналом компании с целью выявления проблем и определения путей их решения, поиска возможностей повышения результативности и эффективности работы компании.

Кому нужен аудит?

В первую очередь нам – тем, кто работает в сфере управления человеческими ресурсами – для того, чтобы развиваться, видеть свои проблемы и вовремя их решать;
Не меньше он нужен топ-менеджеру для контроля над нами и тем, чем мы занимаемся;
И, естественно, он нужен всем нашим внутренним клиентам – персоналу, с которым мы работаем.

Кто проводит аудит? Практика проведения аудита в различных компаниях отличается: его могут проводить сами же сотрудники службы управления персоналом, руководители компании или привлеченные эксперты (консультанты). Последние дают наиболее незаинтересованную, независимую, но иногда и наименее качественную информацию, поскольку они не всегда способны достаточно глубоко вникнуть в то, что творится в компании – не все в компании документируется и не вся документация соответствует действительности. Аудит проводится периодически – раз в несколько лет, раз в год или раз в квартал, в зависимости от того, насколько динамично развивается компания.

Цели аудита следующие:

1. Определить СООТВЕТСТВИЕ системы управления персоналом целям компании – способствует ли система достижению целей?

2. Определить ОПТИМАЛЬНОСТЬ работы системы – не тратим ли мы слишком много времени, денег и усилий на достижение этих целей? Есть ли проблемы, ошибки, злоупотребления?

3. ОЦЕНИТЬ работу функции и отдельных исполнителей – да-да, и нас тоже!

4. Найти ПУТИ ОПТИМИЗАЦИИ системы управления персоналом и определить перспективы развития.

Как определить соответствие?

Сравните ключевые факторы успеха компании, ее стратегию и принципы, описанные в кадровой политике;
Сравните стратегию и сформулированные ценности компании с критериями отбора персонала – если мы стремимся стать №1 в отрасли или регионе, отбираем ли мы самых лучших? Если для компании важна гибкость, инновативность, инициативность, предъявляем ли мы эти требования при отборе персонала;
Сравните цели и провозглашенные ценности компании с системой стимулирования: стимулируем ли мы предприимчивость, новые идеи или платим за «присутствие на работе с 9 до 18?
Проанализируйте все, что Вы делаете, определите последствия – желаемые ли это последствия для компании и направлены ли они на достижение целей компании?

Как определить оптимальность?

С помощью бенчмаркинга – сравнения себя с коллегами, соседями, региональными, отраслевыми и мировыми лидерами. Сравните свои временные и финансовые затраты на отбор, обучение, аттестацию с затратами конкурентов.

Как определить пути развития и возможности оптимизации?

Кроме вышеперечисленного – с помощью открытого обсуждения проблем и возможностей.

Как оценить работу?

Нашу работу оценить довольно сложно: мы ничего не продаем и не производим. В то же время следующие критерии помогут нам в этом:

Организационная эффективность – если компания достигает целей, успешно работает и не имеет проблем – значит, и мы работаем хорошо, если же компания не успешна и в работе много проблем – значит и наша работа тоже неэффективна;
Денежный критерий – вписываемся ли мы в рамки утвержденных бюджетов, экономим ли мы для компании деньги, оптимально ли мы расходуем деньги компании (в сравнении с компаниями-бенчмарками);
Временной критерий – «все ли мы делаем вовремя» – выполняем ли мы наши планы, а также сколько времени у нас уходит на выполнение той или иной работы. Здесь нас тоже можно сравнить с предприятиями-бенчмарками;
Подробный количественный критерий – нашу работу тоже можно измерять количеством обслуженных внутренних клиентов, количеством принятых на работу или уволенных, количеством проведенных интервью, опубликованных мемо, проведенных тренингов или совещаний, показателями текучести кадров. Иногда количественные критерии показывают эффективность работы – например, соотношение количества проведенных интервью и количеством принятых на работу;
Бенчмаркинговый критерий – просто сравниваем себя с компанией-бенчмарком – ТАК ли мы выполняем функции и ЛУЧШЕ мы или ХУЖЕ их по выбранным количественным показателям;
Достижение поставленных целей – если перед нами ставятся или мы перед собой ставим цели, соответствующие критериям «СМАРТ», значит, цель является измеримой, то есть уже содержит в себе какую-то меру, по которой можно оценивать достижение цели. Например, если мы должны были принять на работу 10 человек и приняли 10, мы достигли цели, а если приняли 8, то мы достигли цели на 80%;
Оценка эффекта – даже если не была сформулирована СМАРТ-цель, все наши действия имеют какой-то результат, по которому они могут оцениваться. Если в результате проведенного тренинга для торговых агентов объем продаж компании вырос на 1,5%, мы можем оценить эффект от обучения, если в результате изменения системы стимулирования текучесть персонала уменьшилась с 22% в год до 3%, мы тоже можем оценить эффект от нашей работы;
Реакция или оценка стейкхолдеров – наверное, самый важный критерий, так как все мы работаем с внутренними клиентами. С помощью этого критерия мы оцениваем нашу работу по ее восприятию нашими внутренними клиентами (работниками, менеджерами), по их удовлетворенности, наличию жалоб, отзывам и т.п.

Как видим, ничего необычного и сложного в аудите функции управления человеческими ресурсами нет. Причем, проводить аудит могут и должны все, в том числе, и малый бизнес, иногда даже не имеющий такой штатной единицы, как менеджер по персоналу. Начать можно с мини-теста, предлагаемого Вашему вниманию:

Семь вопросов для экспресс-аудита системы управления персоналом Вашей компании:

(ответьте «да» или «нет» на каждый из вопросов)

1. Соответствуют ли системы отбора, продвижения, обучения, аттестации и стимулирования стратегии компании?
2. Вы можете с уверенностью сказать, что тратите на отбор персонала не больше времени и средств, чем другие компании Вашей отрасли?

3. Оцениваете ли Вы соотношение затрат и выгод каждого из Ваших действий в рамках функции управления человеческими ресурсами?
4. Вы можете перечислить всех Ваших непосредственных клиентов/стейкхолдеров?
5. Участвуют ли стейкхолдеры в разработке и принятии всех основных решений Вашего подразделения/службы/отдела?
6. Довольны ли Ваши клиенты уровнем сервиса, который Вы им оказываете?
7. Проводите ли Вы периодически формальный или неформальный аудит функции управления человеческими ресурсами?

Если вы ответили «нет» или «не знаю» хотя бы на один из вопросов, значит, есть возможности улучшения работы функции. Вопрос подскажет вам, что именно Вы можете улучшить… Желаю удачи!

Борис Жалило

“Кадровик. Кадровый менеджмент“, 2007, N 9

КОМПЛЕКСНЫЙ АУДИТ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

Оценка эффективности системы управления персоналом и отдельных процессов в рамках этой системы в настоящее время становится весьма востребованной теоретиками и практиками, поэтому наше обращение к исследованию данных вопросов является актуальным и своевременным.

Аудит системы управления персоналом представляет собой комплексный системный процесс получения и оценки объективных данных об эффективности и качестве управления персоналом в конкретных условиях деятельности организации.

Под комплексным аудитом мы понимаем аудит, который позволяет изучить систему управления персоналом с точки зрения экономических, социальных, технологических, организационных и юридических аспектов ее функционирования.

Использование комплексного подхода к оценке системы управления персоналом позволяет увидеть картину управления персоналом в целом с учетом ее включения в общую систему управления организацией. Так, экономический анализ дает представление о реальной стоимости тех или иных управленческих решений в области управления персоналом, о степени их влияния на экономические результаты работы организации. Социальный анализ дает возможность определить социальные интересы работников и уровень удовлетворенности их трудом в реальных условиях реализации организационной и государственной социальной политики. Технологический подход формирует наше представление об уровне обеспечения персонал-технологий необходимыми ресурсами, прежде всего, информационными, временными, финансовыми, трудовыми и др.

Изучение системы управления персоналом с точки зрения организационного подхода позволяет оценить качество и результаты совместной деятельности руководителей и специалистов, а также дает представление о статусе специализированной службы, ее реальных возможностях в выполнении поставленных задач. Анализ системы с правовой точки зрения говорит об уровне законодательного урегулирования взаимоотношений между субъектами управления персоналом как внутри организации, так и за ее пределами. Следовательно, комплексный подход к аудиту позволяет провести полный взаимоувязанный анализ системы управления персоналом, найти резервы, позволяющие улучшить ее функционирование, оценить ее влияние на систему управления организацией.

Основными задачами в изложении технологии аудита системы управления персоналом являются ответы на вопросы: кто организует и проводит комплексный аудит? Какие факторы, влияющие на систему управления персоналом, должны быть учтены в ходе аудита? По каким направлениям необходимо вести оценку системы управления персоналом, на основе каких критериев? Какова последовательность проведения процедуры аудита? Какие методы и инструменты аудита целесообразно использовать?

Инициаторами проведения комплексного аудита системы управления персоналом чаще всего выступают руководители фирмы, акционеры, но это могут быть и внешние субъекты аудита - государственные исполнительные органы (инспекции, органы власти, судебные исполнители). Организаторами процесса аудита являются руководители и сотрудники службы управления персоналом. Исполнителями и участниками процесса могут быть специалисты службы, внутренние и внешние консультанты, эксперты, профсоюзные лидеры, акционеры, клиенты и персонал фирмы.

Следует отметить, что в зависимости от того, кто из субъектов инициирует проведение аудита системы управления персоналом, его цели могут быть различными. Например, инспекции по труду РФ чаще всего проверяют качество исполнения трудового законодательства, при этом аудит системы управления персоналом проводится с целью выявления нарушений и отклонений от законодательных норм в одной или всех функциях (процессах) управления персоналом.

Аудит системы управления персоналом может инициироваться и руководством компании. Например, руководство компании заинтересовано в получении информации о возможных рисках в развитии трудового потенциала организации. Тогда целью аудита системы управления персоналом будет изучение влияния различных факторов (функций, ресурсов) на формирование, использование и развитие трудового потенциала. Возможно, руководство заинтересуется, как управление персоналом повлияло на результаты работы конкретного подразделения или всей компании, тогда аудит системы управления персоналом будет нацелен на изучение объема и качества работы с персоналом в подразделении или всей фирме.

Несмотря на то что цели аудита системы управления персоналом могут быть различными, целесообразно установить наиболее оптимальный период его проведения. Так, для компаний, действующих в стабильных условиях, проводить комплексный аудит системы управления персоналом целесообразно раз в три года, поскольку это позволит учесть результаты периодической аттестации сотрудников. Компаниям, действующим в нестабильных условиях, эту процедуру следует проводить чаще. Это необходимо для того, чтобы отслеживать изменения, происходящие в системе, иметь возможность оценить их глубину, найти резервы в повышении эффективности управления персоналом, а также отследить возможное появление рисков в сфере управления персоналом и трудом.

Комплексный аудит системы управления персоналом должен оценить ее состояние, установить уровень соответствия организационному развитию фирмы, ее стратегии и целям в конкретных условиях деятельности, т.е. с учетом влияния факторов внешней и внутренней среды. Такой аудит целесообразно строить с учетом проявления внешней и внутренней эффективности управления персоналом. Под внешней эффективностью системы управления персоналом мы подразумеваем степень влияния системы управления персоналом на успешность работы всей организации. Уровень влияния при этом зависит от успешности включения системы управления персоналом в общую систему управления организацией, отношения руководства к вопросам управления персоналом, уровня коммуникаций с внешними субъектами управления персоналом и другими подразделениями внутри фирмы и др.

Внутренняя эффективность системы управления персоналом определяется уровнем развития отдельных элементов системы, их взаимосвязями, состоянием ее ресурсного обеспечения. Не последнюю роль в повышении эффективности системы управления играет специализированная служба управления персоналом. И от того, как организована ее работа, зависит количество, набор и качество реализуемых общих управленческих и специальных функций управления персоналом, их соответствие требованиям политики и стратегии деятельности фирмы.

Исходя из цели комплексного аудита системы управления персоналом, можно сформулировать его задачи:

Определение факторов внешней и внутренней среды организации, влияющих на состояние и эффективность системы управления персоналом;

Оценка эффективности связей (коммуникаций) системы с внешней средой;

Определение эффективности включения системы управления персоналом в систему управления организацией;

Изучение уровня согласования интересов субъектов управления персоналом;

Обобщенный анализ функций (процессов) управления персоналом, уровня их взаимосвязей в системе управления персоналом;

Оценка уровня ресурсного обеспечения системы управления персоналом, в том числе контроль качества документов, регламентирующих работу по управлению персоналом;

Определение противоречий в системе управления персоналом и др.

В качестве основных направлений комплексного аудита системы управления персоналом можно выделить:

I. Аудит системы управления персоналом по объектам аудита (трудовой потенциал, трудовые процессы и функции управления персоналом).

II. Аудит взаимосвязей элементов в системе управления персоналом.

III. Аудит ресурсного обеспечения системы управления персоналом.

IV. Аудит взаимосвязей системы управления персоналом с внешней средой.

V. Аудит механизмов включения системы управления персоналом в систему управления организацией.

Исходя из этого, рассмотрим совокупность критериев и показателей комплексного аудита системы управления персоналом.

Группирование критериев и показателей аудита системы управления персоналом целесообразно на основе выделенных направлений с учетом внешней и внутренней эффективности управления персоналом.

I. Совокупность критериев и показателей аудита по его объектам в системе управления персоналом является самостоятельными частями исследования, которым мы посвятили целый ряд статей в журнале “Вестник Омского государственного университета. Серия: экономика“ и других изданиях.

II. Второе направление комплексного аудита заключается в оценке взаимосвязей элементов в системе управления персоналом с точки зрения ее формирования, функционирования и развития. Аудитор должен определить силу, направленность связей в системе управления персоналом, а также возможные внутрисистемные противоречия между элементами.

Внутрисистемные связи можно оценить с помощью таких критериев и показателей, как:

1. Последовательность формирования функций в системе управления персоналом, т.е. связи порождения, можно оценить с помощью показателей:

Количество и состав фактически реализуемых функций управления персоналом в конкретной организации.

Факты проявления эффекта компенсационного механизма (последовательность в формировании и организационном закреплении функций управления персоналом, их объем).

2. Для оценки уровня взаимодействия элементов системы управления персоналом (связи взаимодействия) целесообразно использовать следующие показатели:

Степень согласования использования элементами системы общих принципов, методов, технологий управления персоналом (например, выбор приоритетов развития элементов в системе, приведение в соответствие частных процедур и технологий управления персоналом в соответствии с целями формирования, функционирования или развития системы);

Фактические приоритеты в функционировании и развитии подсистем. Например, адаптация персонала может быть ориентирована только на работников, поступивших на работу за последние 6 месяцев или на всех сотрудников организации и их адаптации к работе в быстро меняющихся условиях внешней среды;

Факты и количество проводимых аналитических проверок единства системы с точки зрения реализуемой политики и стратегии управления персоналом;

Факты проведения мероприятий по корректировке функций (процессов) или перегруппировке элементов системы при изменении целей под влиянием факторов внешней и/или внутренней среды.

3. Уровень системных преобразований требует оценки:

Фактов наличия единого информационного пространства для реализации функций управления персоналом. Например, данные, полученные в ходе ежегодной комплексной оценки персонала, должны использоваться для рационализации трудовых процессов за счет наилучшей расстановки работников по рабочим местам, при планировании мероприятий по развитию работников, на их основе важно скорректировать требования к набору и методы отбора персонала, оптимизировать процесс адаптации работников и т.д.

Уровня взаимодополняющего мотивационного влияния различных элементов системы друг на друга. Например, разработка схемы карьерных перемещений в организации стимулирует пересмотр системы оплаты труда, при этом изменяются социально-психологические отношения, которые необходимо корректировать и направлять в сторону положительного влияния на трудовую мотивацию.

Фактов и результатов проведения мероприятий по оптимизации методов, технологий, процедур в рамках отдельных элементов системы и всей системы для достижения поставленных целей или желаемого результата.

Наличие инструментов отслеживания последствий или результатов от применения отдельных методов, процедур, технологий в процессе реализации функций управления персоналом и анализ их влияния на состояние всей системы.

4. Уровень развития системы управления персоналом можно оценить с помощью показателей:

Появление новых функций и других элементов в системе;

Скорость изменений, происходящих в системе, связанных с ее совершенствованием;

Уровень ресурсного обеспечения системы и мероприятия по его совершенствованию;

Уровень соответствия системы управления персоналом нормативной для конкретной организации модели управления персоналом и др.

Косвенным показателем развития системы управления персоналом является повышение статуса специализированной службы в организации.

Вторым направлением аудита взаимосвязей в системе управления персоналом является оценка существующих внутрисистемных противоречий, которые можно оценить с помощью следующих критериев и показателей:

1. Виды противоречий в системе. Это могут быть противоречия между основными подсистемами или функциями управления персоналом, между внутриорганизационными процессами.

2. Сила противоречий и их влияние на эффективность управления персоналом могут быть оценены с помощью показателей:

Сроки достижения поставленных целей. Например, сила противоречий между стратегическим и тактическим управлением может привести к неверному распределению выделенных ресурсов. Преобладание тактического управления персоналом в действиях руководителей, несомненно, дает быстрый и наглядный результат, но не решение стратегических задач приводит к нарастанию текущих проблем и значительному увеличению объемов ресурсов на их устранение.

Темпы развития отдельных подсистем управления персоналом.

Число внутрисистемных конфликтов и продолжительность их действия.

Наличие механизмов регулирования противоречий в системе (процедура выбора приоритетов развития, приведение в соответствие частных процедур и технологий).

Количество ресурсов, затраченных на решение внутрисистемных конфликтов.

Несмотря на то что противоречия являются стимулами для развития, их экстенсивный характер может привести к стагнации системы, поэтому аудит должен выявить существующие противоречия, проанализировать причины и разработать рекомендации (механизмы) по их регулированию.

III. Аудит ресурсного обеспечения системы управления персоналом целесообразно проводить по составляющим, к которым относятся информационное, нормативно-правовое, материально-техническое и финансовое обеспечение.

Под информационным обеспечением системы управления персоналом понимают совокупность действий по формированию, получению, передаче, обработке, хранению и использованию информации, сопровождающих управление персоналом. Поэтому составляющими элементами информационного обеспечения являются состав, структура информации (совокупность фактической информации о состоянии отдельных элементов в системе управления персоналом, базы данных), средства передачи информации (технические системы, автоматизированные информационные системы), а также информационные процессы (коммуникационные сети, схемы документооборота).

Для аудита информационной составляющей ресурсного обеспечения следует использовать такие критерии и показатели, как:

1. Своевременность поступления оперативной информации о персонале в специализированную службу управления персоналом:

Случаи нарушения сроков предоставления формально закрепленной оперативной информации о персонале, их частота и нарушители. Например, в организации разработаны специальные формы учета информации о сотруднике в рамках комплексной системы оценки персонала. Если линейные руководители не будут своевременно предоставлять информацию о результатах работы сотрудника в бухгалтерию, то возникнут ошибки в начислении заработной платы. Если они не направят заявки на обучение работников в службу управления персоналом, то возникнут проблемы с определением потребности в обучении и т.д.

Число случаев несвоевременного оповещения специалистов службы о проблемах, возникающих в управлении персоналом в подразделениях организации.

Наличие (отсутствие) каналов обратной связи с линейными руководителями, другими субъектами управления персоналом, а также фактическое использование каналов, их эффективность.

2. Качество оперативной информации о персонале и управлении им в организации:

Наличие требований (правил) предоставления оперативной информации в службу управления персоналом (формы и сроки предоставления).

Уровень необходимости и достаточности информации о персонале с точки зрения ее оптимального использования в управлении.

Полнота информации о состоянии отдельных процессов и элементов в управлении персоналом (количество жалоб на недостоверность информации, предоставляемой в службу; число неверных решений, принятых специалистами на основе неполной или недостоверной информации и размер понесенных убытков).

3. Уровень технического обслуживания процессов передачи информации:

Наличие комплексной автоматизированной информационной системы, обслуживающей процессы управления организацией.

Степень использования автоматизированной системы в целях управления персоналом. Например, автоматизированная система дает ограниченную информацию о персонале (учет личных данных, рабочего времени) или не дает новых возможностей использования информации, а лишь диктует, что делать с имеющимся набором данных.

Надежность хранения информации о работниках (защищенность информационных носителей от порчи или утечки конфиденциальной информации).

Удобство использования компьютерных систем в составлении отчетов, передачи информации пользователям.

Факты проведения мероприятий по обучению пользователей кадровой информации работе с новыми программами и др.

4. Уровень организации (оптимизации) документооборота оценивается с помощью следующих показателей:

Общее количество документов, используемых в управлении персоналом;

Число документов, дублирующих друг друга;

Число документов, не используемых в работе;

Наличие схемы движения документооборота в службе управления персоналом и других подразделениях организации;

Состояние архива кадровых документов и др.

Аудит следующей составляющей ресурсного обеспечения - нормативно-правовой - включает исследование нормативно-методической документации, средств и форм юридического воздействия на субъекты и объекты управления персоналом. Для этих целей можно использовать следующие критерии и показатели:

1. Уровень организации разработки и применения нормативно-методических документов:

Наличие нормативно-методических документов, сопровождающих управление персоналом в организации, их глубина проработки (наличие целей, этапов, методов доведения до работников, ответственных исполнителей и т.д.);

Уровень соответствия содержания документов принципам, методам, используемым процедурам управления персоналом, а также политике и стратегии управления персоналом;

Уровень фактического использования нормативно-методических документов в практической деятельности специалистов службы и руководителей всех уровней управления.

2. Уровень правового регулирования трудовых отношений в организации:

Наличие внутрифирменных правовых актов и документов (тарифного соглашения, коллективного договора, положений о подразделениях и т.д.);

Качество содержания документов (их соответствие трудовому законодательству, уровню развития организации, описание механизмов доведения до исполнителей и т.д.), правильность оформления;

Наличие в организации комиссии по трудовым спорам, фактов, подтверждающих ее работу;

Количество трудовых споров в организации за период;

Результаты разрешения споров комиссией;

Число контактов с Государственной инспекций по труду РФ (консультаций, совместных действий и т.д.).

Аудит материально-технического обеспечения системы управления персоналом предполагает исследование и оценку материальной базы, включающей механические и технические средства, используемые для облегчения труда в сфере управления персоналом. В качестве основных показателей аудита можно использовать:

Состав объектов материальной базы по управлению персоналом. Например, в состав материальной базы могут быть включены помещения, в которых находится служба управления персоналом, специальные помещения для выполнения процедур управления персоналом (проведение отбора кандидатов в организацию, обучение работников, хранение документов и т.д.) и их хозяйственный инвентарь (множительные и копировальные аппараты, столы, шкафы, сейфы и др.).

Достаточность материальной базы для осуществления работ по управлению персоналом. Она определяется возможностью исполнения требований к хранению документов, организации помещений для встреч с внешними субъектами управления персоналом или кандидатами на работу. Например, наличие сейфов, шкафов, оконных решеток, наличие помещения приемной службы управления персоналом у входа на территорию организации, что весьма актуально для крупных компаний, в которых производственные и административные задания расположены на огромных площадях.

Уровень технического оснащения рабочих мест сотрудников службы управления персоналом (оснащенность средствами связи, передачи информации, ее размножения и т.д.).

Уровень износа материально-технической базы (физический износ оборудования, инвентаря, моральный износ компьютерной и иной техники и др.).

Аудит финансового обеспечения деятельности по управлению персоналом можно провести с использованием следующих показателей:

Наличие бюджета на управление персоналом и его отдельные функции в организации;

Величина финансовых средств, запланированных и фактически освоенных в отчетном периоде;

Доля средств, используемых на управление персоналом в себестоимости организации, их динамика;

Величина финансовых средств, отпущенных на управление персоналом в расчете на одного работника, их динамика и др.

IV. Аудит взаимодействия системы управления персоналом с внешней средой позволяет оценить уровень коммуникаций системы с внешними субъектами управления персоналом. Для оценки можно использовать такие критерии и показатели, как:

1. Адекватность реагирования системы управления персоналом на влияние факторов внешней среды:

а) уровень соблюдения принципов социальной политики государства во внутрифирменном регулировании социально-трудовых отношений:

Наличие социальной политики организации;

Степень соответствия принципов социальной политики организации общегосударственной социально-экономической политике;

б) учет изменений, происходящих на рынке труда, в деятельности организации:

Наличие механизмов регулирования текучести персонала;

Формирование привлекательности организации в глазах потенциальных работников;

Предоставление конкурентоспособных условий трудовой деятельности;

в) результативность коммуникаций с региональными органами управления, которую можно оценить на основе:

Числа региональных органов управления, с которыми поддерживаются постоянные отношения;

Круга вопросов, решаемых с помощью территориальных органов управления, и их влияния на результаты работы организации;

Наличия конфликтов между внешними субъектами управления персоналом и системой управления персоналом организации и их последствий.

V. Аудит механизмов включения системы управления персоналом в систему управления организацией целесообразно строить по трем основным направлениям, которые включают: оценку вклада системы в результаты хозяйственно-экономической деятельности фирмы; оценку уровня взаимодействия системы с системой управления организацией в целом и другими подсистемами управления (производственной, информационной, финансовой и др.); изучение уровня согласования интересов внутрифирменных субъектов управления персоналом и управления организацией.

А. Оценить вклад управления персоналом в результаты деятельности организации можно с помощью следующих критериев и показателей:

1. Степень влияния управления персоналом на получение экономических результатов в деятельности организации. Оценить данный критерий можно с помощью показателей:

Изменение объемов продаж (товарной, чистой продукции) за счет внедрения мероприятий по управлению персоналом;

Изменение прибыли за счет внедрения мероприятий по управлению персоналом;

Уровень производительности труда, его динамику за рассматриваемый период;

Изменение трудоемкости продукции за рассматриваемый период;

Уровень фондовооруженности труда, его изменение за ряд периодов;

Уровень трудовой активности персонала (уровень выполнения трудовых норм, улучшение трудовой дисциплины; качество продукции, экономия материальных ресурсов; участие в рационализаторстве и изобретательстве, разработке инноваций; повышение уровня культуры труда и т.д.);

Уровень издержек на управление персоналом и др.

2. Изменение уровня конкурентоспособности организации за счет эффективного управления персоналом оценивается с помощью следующих показателей:

Изменение уровня трудового потенциала организации за период;

Изменение уровня спроса на лизинговых работников организации;

Скорость адаптации работников к изменениям, происходящим во внешней и внутренней среде организации;

Рыночная оценка стоимости нематериальных активов фирмы, ее динамика за период;

Масштаб инвестиций в интеллектуальный капитал организации, его изменение;

Изменение стоимости бизнеса за период и др.

3. Общий уровень эффективности функционирования системы управления персоналом зависит от результативности деятельности специализированной службы управления персоналом. Получить общее представление о состоянии системы управления персоналом можно на основе использования следующих показателей:

Наличие и фактическая закрепленность в нормативных документах стратегии, политики, целей управления персоналом;

Степень соответствия фактического состояния системы политике и стратегии управления персоналом;

Степень достижения целей управления персоналом в рассматриваемом периоде;

Степень выполнения планов управления персоналом за период;

Уровень использования (экономия или перерасход) средств кадрового бюджета и др.

Б. Следующее поднаправление аудита заключается в оценке внешних связей системы управления персоналом с отдельными подсистемами управления организацией и всей системой управления в целом.

Аудит взаимодействия системы управления персоналом с подсистемами управления организацией и всей системой управления целесообразно строить на основе оценки эффективности коммуникаций, силе влияния на систему и возникающих между ними противоречий. Система внутрифирменных коммуникаций между подсистемами управления в данном случае должна отвечать следующим критериям:

Единство целей управления персоналом во всех подразделениях организации;

Использование общих принципов и единых механизмов реализации управленческих решений в области управления персоналом во всех подразделениях;

Наличие (отсутствие) механизмов согласования действий между подсистемами управления и системой управления персоналом. Например, принятие решения о покупке и внедрении в производство новой технологической линии требует согласования таких вопросов, как: кто будет работать на линии - работники организации или нужно начать набор новых специалистов, нужна ли переподготовка рабочих и как изменится организация труда в цехе;

Качественное распределение обязанностей, полномочий и ресурсов между подсистемами управления организацией, в том числе системой управления персоналом. Например, перед системой управления персонала ставится задача резко увеличить уровень трудового потенциала организации, но на ее решение практически не выделяется финансовых средств, статус руководителя службы управления персоналом очень низок. Одновременно вся прибыль вкладывается в расширение производства. Очевидно, что перед руководством организации в ближайшей перспективе встанут серьезные проблемы, связанные с качеством выполнения работ из-за низкого профессионального уровня рабочих и специалистов;

Формальное закрепление взаимодействия подсистем в документах организации;

Уровень взаимосвязи планов организации (маркетингового, финансового, организационно-технического развития, инновационного и планов управления персоналом);

Общность критериев оценки эффективности работы с персоналом в подразделениях;

Непротиворечивость специфических критериев оценки персонала в отдельных подразделениях общим критериям работы по управлению персоналом;

Наличие доступной и полной базы данных о персонале;

Регулярность процесса обмена информацией о работе с персоналом во всех подразделениях;

Наличие обратной связи между подсистемами;

Наличие конфликтов между подсистемами управления организацией и системой управления персоналом (предмет конфликтов, их количество, число участников, затраты, связанные с разрешением конфликтов).

Дать аудиторское заключение об уровне взаимодействия между системой управления организацией в целом и системой управления персоналом можно с помощью анализа показателей:

Степень согласования целей управления персоналом с целями организации, ее стратегией и политикой.

Уровень проработки критериев оценки деятельности в системе управления персоналом, их соответствие специфике деятельности конкретной организации.

Наличие механизмов контроля и оценки деятельности по управлению персоналом.

Принципы финансирования работы по управлению персоналом.

В. Для получения наиболее полной картины о состоянии системы управления персоналом в организации целесообразно дать оценку уровню согласования интересов основных внутрифирменных субъектов управления персоналом. Поскольку интересы отражают объективное социально-экономическое положение субъекта и его отношение к управлению персоналом с точки зрения получаемой выгоды в достижении целей и реализации интересов, то различие в интересах субъектов приводит к противоречиям, влияющим на состояние и развитие системы управления персоналом. Задача аудитора в данном случае заключается в выявлении существующих противоречий, их влияния на эффективность управления персоналом, а также выявлении причин возможных противоречий субъектов по вопросам управления персоналом в организации. В качестве критериев и показателей такого аудита можно использовать:

1. Перечень вопросов, вызывающих наибольшее количество противоречий интересов внутрифирменных субъектов управления персоналом. К ним, например, можно отнести вопросы регулирования оплаты труда, распределения ресурсов между подразделениями, графики работы, использование технологий, влияющих на здоровье работников, другие условия труда, занятость работников с пониженной трудоспособностью (или социально уязвимых).

2. Фактическое количество и виды противоречий в трудовой сфере, имевшие место в управлении организаций в рассматриваемом периоде:

Открытые противоречия (конфликты). Наиболее часто они возникают между профсоюзом и работодателем (руководителями организации), работодателем и персоналом. Например, конфликты между работодателем и работниками возникают по вопросам оплаты труда. Работники стремятся максимизировать свой заработок, а работодатель сократить расходы на производство, в том числе за счет сокращения затрат по оплате труда. Показателями аудита будут являться факты и число такого рода конфликтов или нарушений законодательства.

Величина ресурсов, затраченных на разрешение конфликтов и противоречий.

3. Уровень компетентности различных субъектов управления в вопросах управления персоналом (дополнить картину управления трудом и персоналом в конкретной организации целесообразно анализом уровня гармонизации социально-трудовых отношений). Данный анализ является источником получения информации о реализации социальной политики, социальных рисках, о зонах социальных сверхиздержек и других социальных факторов. Оценить уровень гармонизации отношений можно, используя следующие критерии и показатели:

1. Состояние социальной политики в организации:

Наличие собственной социальной политики в организации, закрепляющей и развивающей положения социальной политики государства;

Уровень формализации социальной политики фирмы, ее закрепление в социальных планах и программах;

Фактические направления социальной политики (улучшение условий труда, развитие системы вознаграждения работников, внутрифирменное социальное страхование и др.);

Наличие механизмов контроля за реализацией планов и мероприятий социальной политики.

2. Уровень развития трудовой демократии:

Масштабы участия работников в управлении организацией;

Преобладающий стиль управления и др.

3. Уровень использования работниками объектов социальной инфраструктуры:

Наличие собственных или арендованных организацией социальных объектов (поликлиник, домов отдыха, детских садов, спортивных площадок и т.д.);

Состояние объектов социальной инфраструктуры;

Объем услуг социального характера на одного работника организации и др.

4. Уровень развития социального партнерства как инструмента согласования социально-экономических интересов:

Формальное закрепление отношений социального партнерства во внутрифирменных документах, регулирующих экономические интересы работодателей и работников. Например, тарифное соглашение, коллективный договор;

Факты проведения собраний трудового коллектива с целями совершенствования социально-трудовых отношений;

Количество мероприятий по регулированию социально-трудовых отношений в коллективе.

Весь комплекс критериев и показателей является основой аудита системы управления персоналом. В практике работы аудитора его можно дополнять и изменять с учетом отраслевой специфики предприятия, стадии жизненного цикла, размеров предприятия и других существенных факторов.

(Окончание см. “Кадровик. Кадровый менеджмент“, 2008, N 3)

Т.Синявец
К. э. н.,

доцент
кафедры “Экономика и социология труда“
Омского государственного университета
им. Ф.М. Достоевского

Подписано в печать

Аудит функции системы управления персоналом включает. Комплексный аудит системы управления персоналом (Начало)

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Введение

1. Теоретические аспекты организации аудита в системе управления персоналом

1.1 Аудит системы управления персонала

1.2 Оценка внешней эффективности системы управления персоналом

2. Практический анализ места аудита в системе управления персоналом

2.1 Общая характеристика предприятия

2.2 Проведение аудита в системе управления персоналом ОАО «Оргсинтез»

2. 3 Аудит численности персонала на примере ОАО «Оргсинтез»

2.3 Коэффициент использования рабочих мест

С писок используемой литературы

Подобные документы

Как определить соответствие?

Как определить оптимальность?

Как определить пути развития и возможности оптимизации?

Как оценить работу?

Знак зодиака водолей созвездие

Максимальный срок и размер больничного Кто оплачивает больничный лист в

Порядок заполнения нулевой декларации по ндс Нулевая декларация ндс за 1 квартал

Категории

Последние статьи

Что можно приготовить из баклажанов быстро и вкусно Как приготовить баклажаны на

Как измеряется расстояние до звезд и что такое световой год?

Чем отличается смерч от торнадо?

Противопоказания при грыже позвоночника

Распирание в голове причины

Столыпин, Петр Аркадьевич – биография и реформы

Как завести тесто на хворост: рецепты и рекомендации Хворост из слоеного дрожжевого теста на сковороде

Пицца без дрожжей – рецепт в домашних условиях в духовке

Салат берлинский с колбасой

Реклама

Аудит функции системы управления персоналом включает. Комплексный аудит системы управления персоналом (Начало)

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Введение

1. Теоретические аспекты организации аудита в системе управления персоналом

1.1 Аудит системы управления персонала

1.2 Оценка внешней эффективности системы управления персоналом

2. Практический анализ места аудита в системе управления персоналом

2.1 Общая характеристика предприятия

2.2 Проведение аудита в системе управления персоналом ОАО «Оргсинтез»

2. 3 Аудит численности персонала на примере ОАО «Оргсинтез»

2.3 Коэффициент использования рабочих мест

С писок используемой литературы

Подобные документы

Как определить соответствие?

Как определить оптимальность?

Как определить пути развития и возможности оптимизации?

Как оценить работу?

Возможно вам будет интересно:

Категории

Последние статьи

Реклама